Minh bạch dữ liệu, chủ động phòng ngừa rủi ro thuế khi kinh doanh online

Người kinh doanh cần chủ động kiểm soát doanh thu, hóa đơn, chứng từ và nghĩa vụ thuế

Quy mô thị trường thương mại điện tử Việt Nam năm 2025 ước đạt 31 - 32 tỷ USD, tăng khoảng 25,5 - 27% so với năm 2024, chiếm khoảng 10 - 12% tổng mức bán lẻ hàng hóa và doanh thu dịch vụ tiêu dùng cả nước. Sự mở rộng nhanh chóng của kinh tế số đặt ra yêu cầu hoàn thiện phương thức quản lý thuế. Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 cùng các nghị định, thông tư hướng dẫn đang từng bước hình thành phương thức quản lý dựa trên dữ liệu, định danh và quản trị rủi ro.

Đáng chú ý, từ năm 2026, trách nhiệm của các sàn thương mại điện tử có chức năng đặt hàng, thanh toán trực tuyến được tăng cường thông qua cơ chế khấu trừ, khai thay và nộp thay thuế đối với hộ, cá nhân kinh doanh. Theo Chủ tịch Hội Tư vấn Thuế Việt Nam Nguyễn Thị Cúc, cơ chế này giúp giảm đáng kể thủ tục cho người kinh doanh, song không đồng nghĩa người bán có thể chuyển toàn bộ trách nhiệm sang nền tảng. Người kinh doanh vẫn phải kiểm soát doanh thu, hóa đơn, chứng từ và nghĩa vụ thuế của mình.

Nhiều quy định mới đòi hỏi kinh doanh số phải minh bạch hơn. Ảnh: Ngô Kiến

Phó Trưởng Thuế thành phố Hà Nội Nguyễn Tiến Minh cho biết cơ quan thuế đã nhận diện 5 nhóm rủi ro phổ biến trong hoạt động kinh doanh trên nền tảng số.

Đó là rủi ro về chính sách khi hộ, cá nhân kinh doanh chưa cập nhật kịp thời quy định mới; rủi ro về dòng tiền do sử dụng lẫn tài khoản cá nhân với tài khoản phục vụ kinh doanh hoặc không tách bạch dòng tiền; rủi ro về hóa đơn do lập sai, lập thiếu hoặc thiếu chứng từ; rủi ro trong lưu trữ hồ sơ khiến việc chứng minh doanh thu, chi phí, nguồn gốc hàng hóa và giải trình gặp khó khăn; cuối cùng là rủi ro về kê khai thuế, thường xuất phát từ những vấn đề nêu trên.

Cùng với dữ liệu do người nộp thuế cung cấp, cơ quan thuế có thể đối chiếu thông tin từ sàn thương mại điện tử, hóa đơn điện tử, ngân hàng, tổ chức trung gian thanh toán, ví điện tử, đơn vị vận chuyển và các nguồn dữ liệu liên quan.

Phó Chi cục trưởng Chi cục Thuế Thương mại điện tử Đặng Văn Thành cho biết, các nguồn dữ liệu có thể được liên kết thông qua mã số thuế, số định danh cá nhân, số điện thoại, tài khoản nhận tiền, chủ gian hàng và địa chỉ kinh doanh. Qua đó, một giao dịch trực tuyến ngày càng để lại nhiều dấu vết, khiến quan niệm kinh doanh qua mạng là hoạt động khó kiểm soát không còn phù hợp.

Đối soát doanh thu, hóa đơn để tránh rủi ro

Một trong những tình huống người kinh doanh cần đặc biệt lưu ý là chênh lệch giữa doanh thu thực tế và dữ liệu do sàn thương mại điện tử chuyển đến cơ quan thuế. Theo ông Đặng Văn Thành, khi phát hiện số liệu không khớp, người bán cần chủ động liên hệ với sàn để rà soát, đối chiếu và xác định nguyên nhân. Nếu xác định dữ liệu đã kê khai có sai sót, sàn thương mại điện tử có trách nhiệm thực hiện kê khai bổ sung, điều chỉnh theo quy định và cập nhật lại thông tin đã gửi cơ quan thuế.

Như vậy, việc sàn thực hiện khấu trừ, khai thay và nộp thay thuế không làm mất đi yêu cầu người bán phải theo dõi, kiểm soát dữ liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh của mình. Đối soát thường xuyên cũng là cơ sở để xác định và xử lý kịp thời những sai lệch phát sinh.

Ở góc độ quản lý thương mại điện tử, Trưởng phòng Quản lý hoạt động thương mại điện tử, Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số Lê Thị Hà cho biết, các quy định mới tập trung quản lý 3 dòng thông tin cốt lõi gồm chủ thể, nguồn hàng và luồng tiền.

Theo đó, người bán phải được định danh, xác thực; tài khoản thanh toán phải gắn với đúng chủ thể; thông tin về hàng hóa, nguồn gốc, xuất xứ phải được cung cấp đầy đủ. Các nền tảng đồng thời phải tăng cường giám sát, lưu trữ dữ liệu và phối hợp xử lý vi phạm.

Nguyên tắc trách nhiệm được đặt ra là “ai sai, người đó chịu trách nhiệm”. Trường hợp người bán cung cấp thông tin trung thực nhưng sai lệch phát sinh từ hệ thống của nền tảng, nền tảng phải có trách nhiệm khắc phục, điều chỉnh dữ liệu và chịu trách nhiệm đối với vi phạm phát sinh. Tuy nhiên, người bán vẫn phải thực hiện đầy đủ phần trách nhiệm thuộc về mình, trong đó hóa đơn điện tử là nội dung đáng lưu ý.

Theo bà Nguyễn Thị Cúc, dù nhiều sàn đã thực hiện khấu trừ, khai thay và nộp thay thuế, nghĩa vụ lập hóa đơn điện tử vẫn là vấn đề người bán cần quan tâm. Đặc thù của thương mại điện tử là phần lớn giao dịch thuộc hoạt động bán lẻ, người mua có thể không có nhu cầu nhận hóa đơn, trong khi người bán vẫn có thể phải thực hiện yêu cầu về hóa đơn theo quy định.

Rủi ro càng cần được lưu ý đối với người kinh doanh đa kênh. Một cá nhân có thể đồng thời bán hàng trên Shopee, TikTok Shop, Facebook, website riêng và cửa hàng trực tiếp. Nếu chỉ theo dõi doanh thu riêng lẻ trên từng kênh mà không tổng hợp toàn bộ hoạt động kinh doanh, việc xác định nghĩa vụ thuế có thể không chính xác.

Chủ tịch Hội Tư vấn Thuế Việt Nam Nguyễn Thị Cúc lưu ý, ngay cả khi doanh thu của từng kênh riêng lẻ không lớn, người kinh doanh vẫn cần xem xét tổng thể doanh thu của toàn bộ hoạt động. Trường hợp cố tình không kê khai hoặc kê khai không đúng có thể dẫn đến truy thu, xử phạt; nếu hành vi trốn thuế đạt mức theo quy định, còn có thể bị xem xét xử lý theo pháp luật hình sự.

Chủ động tuân thủ từ khi bắt đầu kinh doanh

Trong bối cảnh dữ liệu kinh doanh ngày càng được kết nối, phòng ngừa rủi ro thuế cần được thực hiện ngay từ khi tổ chức hoạt động kinh doanh thay vì chờ đến khi cơ quan thuế kiểm tra. Người kinh doanh cần thường xuyên cập nhật chính sách, sử dụng tài khoản thanh toán chính chủ, tách bạch dòng tiền, tổng hợp doanh thu từ tất cả các kênh bán hàng, lưu trữ hóa đơn, chứng từ và chủ động đối soát dữ liệu với sàn thương mại điện tử.

Đây cũng là yêu cầu đặt ra từ sự thay đổi căn bản trong phương thức quản lý hoạt động kinh doanh trên môi trường số. Khi dữ liệu về chủ thể, nguồn hàng và dòng tiền được định danh, kết nối; khi thông tin giao dịch có thể được đối chiếu từ nhiều nguồn, việc kê khai chính xác và lưu trữ đầy đủ hồ sơ không chỉ là yêu cầu tuân thủ mà còn giúp người bán xác định rõ nghĩa vụ của mình, kịp thời phát hiện sai lệch và bảo vệ quyền lợi khi có vấn đề phát sinh.

Từ doanh thu trên sàn đến dòng tiền, hóa đơn và dữ liệu vận chuyển, hoạt động kinh doanh trực tuyến đang ngày càng được phản ánh đầy đủ hơn qua các hệ thống dữ liệu. Trong môi trường đó, minh bạch thông tin, kiểm soát doanh thu và chủ động thực hiện nghĩa vụ thuế trở thành những yêu cầu thiết yếu đối với hộ, cá nhân kinh doanh trên nền tảng số.

Liễu Thanh