Lập 'hóa đơn thay thế' thuận lợi hơn so với 'hóa đơn điều chỉnh'

Giảm can thiệp thủ công cho kế toán

Khi Thông tư số 91/2026/TT-BTC quy định áp dụng hình thức “lập hóa đơn thay thế” với các hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có sai sót, không ít người nộp thuế đã bày tỏ sự e ngại về khối lượng công việc cũng như khó khăn khi thực hiện. Tuy nhiên, nếu phân tích sâu dưới nhiều góc độ, phản ứng này chỉ là tâm lý ngại thay đổi thói quen cũ.

Thực tế, cơ chế “một đổi một” (thay thế) mang lại sự tường minh, chuẩn xác và thuận lợi hơn rất nhiều so với quy trình của “hóa đơn điều chỉnh”.

Theo quy định điểm c, khoản 1, Điều 10 Thông tư số 91/2026/TT-BTC, trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai là hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền hoặc hóa đơn điện tử bán hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, sử dụng tài sản, thì người bán lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập sai. Quy định này đang tạo điều kiện thuận lợi hơn cho người nộp thuế.

Công chức Thuế tỉnh Nghệ An hỗ trợ người nộp thuế xử lý hóa đơn có sai sót. Ảnh Đức Thanh

Theo quy định cũ, khi lập hóa đơn có sai sót, người nộp thuế phải lập hóa đơn điều chỉnh để điều chỉnh cho những thông tin bị sai.

Tuy nhiên, điểm yếu lớn nhất của phương pháp “lập hóa đơn điều chỉnh” là tạo ra sự phân mảnh thông tin, bởi một hóa đơn gốc bị sai có thể kéo theo một, thậm chí nhiều hóa đơn điều chỉnh đi kèm. Khi quyết toán thuế, kế toán bắt buộc phải thực hiện thao tác “kẹp” hóa đơn gốc cùng với các hóa đơn điều chỉnh thành một bộ. Đồng thời, khách hàng doanh nghiệp khi nhận chứng từ cũng phải lưu trữ nhiều file XML/PDF để tự đối trừ số liệu tăng/giảm.

Hóa đơn điều chỉnh thường chứa các giá trị âm (ghi giảm) hoặc dương (ghi tăng) kèm theo các dòng diễn giải bằng chữ, ví dụ: “điều chỉnh giảm đơn giá của mặt hàng A theo hóa đơn số...”. Các phần mềm kế toán hiện nay rất khó để tự động đọc hiểu các dòng diễn giải bằng chữ này để tự khớp mã hàng hóa. Điều này khiến nhiều kế toán phải can thiệp thủ công. Mặt khác, việc lập hóa đơn điều chỉnh chỉ phù hợp với số lượng giao dịch phát sinh ít.

Mang lại sự tường minh và phù hợp với tốc độ xử lý theo thời gian thực

Theo quy định mới tại Thông tư số 91/2026/TT-BTC, trường hợp hóa đơn điện tử đã lập bị sai, thì người bán lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập sai. Hóa đơn thay thế có đầy đủ giá trị pháp lý độc lập, hiển thị toàn bộ nội dung đúng của giao dịch.

Khách hàng và kế toán chỉ cần lưu giữ duy nhất một tờ hóa đơn thay thế này để hạch toán kế toán. Hóa đơn cũ trên hệ thống chỉ có giá trị để lưu vết hoặc đối chiếu khi cần thiết, hoàn toàn không còn giá trị, không sợ bị hạch toán trùng lặp.

Hóa đơn thay thế là một cấu trúc dữ liệu sạch, chuẩn chỉnh từ đầu đến cuối. Phần mềm kế toán có thể dễ dàng quét mã QR hoặc mã định danh của hóa đơn thay thế, tự động ghi đè và cập nhật doanh thu mà không cần bất kỳ một thao tác nhập liệu thủ công nào từ con người.

Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có đặc thù là sử dụng cho việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đến người tiêu dùng, do vậy thường có số lượng phát sinh lớn, giao dịch diễn ra tức thì, cần đáp ứng ngay cho khách hàng.

Khi phát hiện sai sót, việc thực hiện quy trình “lập hóa đơn thay thế” sẽ lập ngay được một hóa đơn mới với thông tin chính xác để giao cho khách hàng (không phải đối chiếu với hóa đơn bị sai). Quy trình này nhanh và gọn hơn nhiều so với việc yêu cầu khách hàng phải đứng đợi thu ngân thực hiện các bước tra cứu để điều chỉnh sai sót rồi mới lập được hóa đơn điều chỉnh.

Quy định lập hóa đơn thay thế tại Thông tư số 91/2026/TT-BTC không phải là một bước lùi làm phức tạp hóa hệ thống, công việc, mà là một bộ tiêu chuẩn hóa dữ liệu không rườm rà. Khi doanh nghiệp nâng cấp đồng bộ phần mềm máy tính tiền, hóa đơn điện tử và thay đổi tư duy quản lý, họ sẽ nhận ra hóa đơn thay thế chính là giải pháp “giải phóng” bộ phận kế toán khỏi những “ma trận” đối chiếu chứng từ phức tạp, phục vụ khách hàng một cách nhanh chóng, đưa hoạt động kinh doanh vận hành một cách minh bạch và an toàn.

Để thấy rõ tính ưu việt của việc sử dụng hóa đơn thay thế, hãy cùng so sánh thực tế giữa hai quy trình dưới đây (có sử dụng công nghệ AI):

Nhìn vào bảng trên, có thể thấy, rõ ràng, hóa đơn thay thế không hề làm phức tạp hóa công việc. Ngược lại, nó giúp doanh nghiệp cắt bỏ các thủ tục chắp vá hóa đơn, chứng từ./.

Xuân Thu