Chuyển đổi số logistics: Kiểm soát dữ liệu, chứng từ để giảm tranh chấp

Phát biểu khai mạc, bà Hồ Thị Quyên - Phó Giám đốc ITPC cho biết ngành logistics Việt Nam đang tăng trưởng nhanh, với hơn 34.000 doanh nghiệp (DN), đóng góp khoảng 4,5-5% GDP. Tuy nhiên, chi phí logistics vẫn ở mức khoảng 16% GDP, cao hơn nhiều so với các nước phát triển.

Trong giai đoạn 2025-2035, chiến lược phát triển logistics đặt mục tiêu tăng cường chuyển đổi số (CĐS), giảm chi phí logistics xuống 12-15% GDP. Ở góc độ mô hình lai (kết hợp giao dịch truyền thống và điện tử), bà Quyên đánh giá tỷ lệ DN áp dụng hình thức giao dịch này đang ở mức cao, đồng thời lưu ý không phải mọi tệp tin hay email đều có giá trị pháp lý như nhau.

Rủi ro có thể phát sinh khi một giao dịch tồn tại nhiều phiên bản nhưng không quy định rõ thứ tự ưu tiên, thẩm quyền xác nhận, thời điểm chốt và cơ chế lưu trữ. Do đó, DN cần kiểm soát dữ liệu và xây dựng lộ trình số hóa phù hợp.

PGS.TS. Phạm Duy Nghĩa - Phó Chủ tịch VIAC nhận định việc số hóa ngày càng sâu trong hoạt động kinh doanh khiến quá trình giải quyết tranh chấp phức tạp hơn. Trong lĩnh vực logistics, việc sử dụng đồng thời hợp đồng giấy, nền tảng điện tử, email, lệnh vận chuyển điện tử... có thể làm phát sinh tranh chấp về giá trị pháp lý, tính xác thực và thứ tự ưu tiên của tài liệu.

Theo ông Nghĩa, khi tranh chấp xảy ra, vấn đề không chỉ là dữ liệu có tồn tại hay không mà còn ở khả năng chứng minh nguồn gốc, tính toàn vẹn và quá trình hình thành dữ liệu điện tử. Vì vậy, CĐS cần đi cùng quản trị dữ liệu, quy định rõ thứ tự ưu tiên của chứng từ và điều khoản hợp đồng về việc xác lập, lưu trữ, sử dụng chứng cứ điện tử.

Chuyên gia trình bày tham luận tại hội nghị. Ảnh: N.A

Tại hội nghị, ông Ngô Khắc Lễ - Trọng tài viên (TTV) VIAC, Hòa giải viên (HGV) VMC trình bày tham luận “Giao dịch logistics và những chuyển biến mới trong bối cảnh CĐS”.

Theo chuyên gia, CĐS trong logistics đang diễn ra ở nhiều lĩnh vực như vận tải, kho bãi, giao nhận, cảng biển, hải quan và thương mại xuyên biên giới, nhưng tốc độ khác nhau. Các giao dịch lặp lại thường được số hóa nhanh, trong khi những chứng từ liên quan đến quyền sở hữu, thanh toán và bảo đảm ngân hàng vẫn còn nhiều thách thức.

Đề cập đến mô hình giao dịch lai, ông Lễ cho rằng vấn đề cốt lõi là phải bảo đảm chứng từ điện tử có giá trị và chức năng pháp lý tương đương chứng từ giấy, đặc biệt đối với các vận đơn điện tử có thể chuyển nhượng.

Tại phiên thảo luận thứ nhất, ông Nguyễn Đức Bình - Tổng Thư ký Hiệp hội Doanh nghiệp Logistics Việt Nam (VLA) dẫn dắt cùng ông Ngô Khắc Lễ và ông Nguyễn Duy Hưng - Phó Chủ tịch Thường trực Hiệp hội Logistics Đồng Nai, trao đổi về thực trạng CĐS và các vấn đề phát sinh khi áp dụng mô hình lai.

Ông Nguyễn Duy Hưng cho biết năng lực đầu tư và triển khai công nghệ giữa các DN logistics còn chênh lệch đáng kể. Một số DN tại cảng, ICD và kho vận đã ứng dụng quản lý kho, cảng điện tử, lệnh giao hàng điện tử, hóa đơn điện tử, thanh toán không tiền mặt và giám sát hải quan tự động.

Tuy nhiên, quá trình số hóa vẫn chủ yếu diễn ra trong từng DN hoặc từng công đoạn, chưa tạo được sự kết nối xuyên suốt giữa DN vận tải, kho bãi, cảng, hãng tàu, chủ hàng và cơ quan quản lý. Đây là một trong những điểm nghẽn khi Đồng Nai hướng tới trở thành trung tâm logistics của khu vực.

Về vấn đề này, ông Lễ cho rằng DN logistics Việt Nam thường không ở trạng thái “paper” (bản giấy) hoặc “paperless” (không dùng bản giấy) hoàn toàn, mà đang ở giữa “số trong - giấy ngoài”. Nguyên nhân đến từ quy định pháp luật, thông lệ của cơ quan quản lý và tâm lý chưa an tâm khi giao dịch điện tử.

Theo ông, vấn đề không chỉ nằm ở việc DN CĐS hay chưa mà còn ở việc các bên có đủ tin cậy để giao dịch qua nền tảng số hay không. DN nên chuyển đổi theo lộ trình từ trong ra ngoài, bắt đầu từ nội bộ, sau đó mở rộng tới các đối tác và tiến tới giao dịch xuyên biên giới. Trong quá trình này, DN cần gắn việc chuyển giao dữ liệu với quyền và nghĩa vụ của các bên để hạn chế rủi ro, tranh chấp.

Hội nghị có sự tham gia của đại diện doanh nghiệp logistics, luật sư và chuyên gia. Ảnh: N.A

Ở phiên thứ hai, các chuyên gia tập trung vào rủi ro và những vấn đề đặc thù trong tranh chấp giao dịch logistics thời đại số. Phiên làm việc do LS. Đặng Việt Anh - Luật sư Điều hành Công ty Luật TNHH ANHISA, TTV VIAC, HGV VMC dẫn dắt, với sự tham gia của LS. Nguyễn Thị Hồng Ngân và LS. Trương Công Hồng.

Qua thực tiễn hỗ trợ DN, LS. Nguyễn Thị Hồng Ngân - Giám đốc Công ty Luật TNHH Tâm Chung cho biết một giao dịch logistics có thể phát sinh nhiều loại dữ liệu như email báo giá, tin nhắn trên các ứng dụng, nhật ký nền tảng, vận đơn điện tử. lệnh giao hàng điện tử…

Chuyên gia khuyến nghị DN có thể sử dụng nền tảng số cho các bước báo giá, trao đổi, nhưng quyền và nghĩa vụ của các bên cần được quy định rõ trong hợp đồng.

Đồng thời, DN cần xác định kênh trao đổi chính thức, người có thẩm quyền xác nhận hoặc thay đổi thông tin và lưu giữ đầy đủ lịch sử giao dịch, nhật ký truy cập, các phiên bản chứng từ. Theo LS, DN không nên đợi đến khi xảy ra tranh chấp mới bắt đầu thu thập và xử lý chứng cứ điện tử, bởi việc thu thập chứng cứ xuyên biên giới có thể gặp nhiều khó khăn.

Tiếp lời, LS. Trương Công Hồng - Luật sư Thành viên Công ty Luật TNHH ANHISA phân tích một số tình huống liên quan việc sử dụng chứng từ điện tử và mô hình giao dịch lai.

Theo chuyên gia, việc gửi bản scan vận đơn cho bên mua trước khi hoàn tất thanh toán có thể tạo ra điểm yếu trong giao dịch, do bản scan có khả năng bị sao chép, chỉnh sửa hoặc sử dụng để làm giả chứng từ. Điều này có thể dẫn đến tình huống hàng hóa được giao trong khi chủ hàng chưa nhận được thanh toán.

Từ thực tiễn này, LS cho rằng mô hình kết hợp chứng từ giấy và dữ liệu điện tử cần được thiết kế cùng cơ chế xác thực, phân quyền và thứ tự ưu tiên của chứng từ, qua đó hạn chế tranh chấp về tính xác thực, quyền kiểm soát và trách nhiệm của các bên. 

Nhã An