Giao dịch số: Đừng để tiện ích hoá rủi ro

Giao dịch càng nhanh, rủi ro càng phải rõ

Một đơn hàng số được xác nhận trên hệ thống, hợp đồng ký bằng phương thức điện tử, chứng từ chuyển qua email, dữ liệu giao nhận lưu trên nền tảng. Những công đoạn từng gắn với hồ sơ giấy đang dịch chuyển lên môi trường số, làm thay đổi cách doanh nghiệp mua bán hàng hóa.

Chuyển đổi số đã thay đổi cách doanh nghiệp tìm kiếm đối tác.

Chia sẻ tại Hội nghị “Chuyển đổi số trong giao dịch mua bán hàng hoá: từ từng phần đến toàn diện” do ITPC và VIAC tổ chức ngày 19/8, PGS.TS. Nguyễn Xuân Minh - Phó Giám đốc Thường trực Trường Đại học Ngoại thương - Phân hiệu tại Tp.HCM, nhận định khoảng một thập kỷ trở lại đây, chuyển đổi số đã thay đổi cách doanh nghiệp tìm kiếm đối tác, đàm phán, giao kết, thực hiện và giải quyết tranh chấp. AI, hợp đồng thông minh (Smart Contract), Blockchain, chứng từ điện tử ngày càng được ứng dụng, góp phần tự động hóa quy trình, rút ngắn thời gian và tăng khả năng xác thực giao dịch. Email, dữ liệu hệ thống và chứng từ điện tử cũng trở thành nguồn thông tin quan trọng để chứng minh diễn biến giao dịch.

Tuy nhiên, quá trình chuyển đổi hiện chưa đồng đều. Nhiều doanh nghiệp vẫn vận hành giao dịch ở trạng thái “bán điện tử”, kết hợp nền tảng số với thao tác của con người. Theo ông Xuân Minh, điều này làm ranh giới giữa tự động hóa và trách nhiệm của con người trở nên phức tạp. Tự động hóa quy trình không đồng nghĩa với tự động hóa trách nhiệm. Doanh nghiệp phải xác định rõ chủ thể đứng sau thông điệp và cơ chế phân bổ trách nhiệm khi sự cố xảy ra.

Từ thực tiễn giải quyết tranh chấp, LS. Châu Việt Bắc - Phó Giám đốc VIAC Chi nhánh Tp.HCM, cho rằng chuyển đổi số trong giao dịch mua bán hàng hóa đã trở thành yêu cầu tất yếu. Hạ tầng công nghệ và chiến lược vận hành chưa đồng bộ giữa các doanh nghiệp có thể làm phát sinh rủi ro trong thực hiện hợp đồng, kéo theo những hệ quả phức tạp khi giải quyết tranh chấp.

Ông Việt Bắc lưu ý: “Khi giao dịch số, doanh nghiệp cần cẩn trọng ngay từ khâu đàm phán hợp đồng, đồng thời chủ động kiểm soát, lưu trữ dữ liệu trong suốt quá trình thực hiện để dự liệu sớm các rủi ro và không bị động khi phát sinh tranh chấp. Từ thực tiễn giải quyết tại VIAC, các tranh chấp thương mại có ứng dụng yếu tố công nghệ, điện tử đang đặt ra yêu cầu doanh nghiệp phải chuẩn bị từ sớm”.

LS. Châu Việt Bắc - Phó Giám đốc Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam (VIAC) Chi nhánh Tp.HCM khuyến cáo, khi giao dịch trên nền tảng số, doanh nghiệp cần cẩn trọng ngay từ khâu đàm phán hợp đồng.

Trong môi trường số, email xác nhận, tài khoản đăng nhập, nhật ký hệ thống, dữ liệu giao nhận đều có thể mang giá trị quan trọng. Khi xảy ra tranh chấp, những thông tin này giúp làm rõ người gửi, người nhận, thời điểm xác nhận và diễn biến giao dịch. Quản trị dữ liệu vì thế phải trở thành một phần của quản trị hợp đồng.

LS. Lưu Xuân Vĩnh - Luật sư Sáng lập và Điều hành Asia Legal, nhận định điện tử hóa toàn phần là xu hướng tất yếu. Doanh nghiệp cần chuẩn bị sớm hạ tầng và dự liệu rủi ro. Các thành tố trong hợp đồng điện tử thường được xem xét kỹ về hiệu lực và giá trị pháp lý. Dữ liệu lưu trữ trên không gian số, nhất là khi có bên thứ ba quản lý, cũng cần được kiểm soát. Điều đó đòi hỏi doanh nghiệp xác định ngay từ đầu ai có quyền tạo đơn hàng, ai được xác nhận giao dịch, tài khoản nào có thẩm quyền, dữ liệu được lưu ở đâu và lịch sử thao tác được ghi nhận thế nào. Sự rõ ràng ở từng khâu sẽ giúp doanh nghiệp xác định trách nhiệm và tái dựng giao dịch khi có bất đồng.

Đừng đợi tranh chấp mới tìm chứng cứ

Thực tế đã xuất hiện nhiều tình huống tranh cãi từ những thao tác tưởng như đơn giản trên môi trường điện tử. Ông Vũ Xuân Hưng - Trưởng phòng Pháp chế Liên đoàn Thương mại và Công nghiệp Việt Nam - Chi nhánh Khu vực Tp.HCM (VCCI-HCM), dẫn ra các trường hợp các bên không thống nhất về thời điểm, địa điểm giao kết; không công nhận thẩm quyền của người ký; hệ thống nền tảng không ăn khớp. Những tranh cãi này có thể phải đưa ra Tòa án hoặc Trọng tài phân xử.

Từ thực tế đó, ông Xuân Hưng đề cập bốn cột trụ phòng vệ khi doanh nghiệp giao dịch số gồm: quy chế, công cụ, lưu trữ và giải pháp tố tụng.

Ông Vũ Xuân Hưng - Trưởng phòng Pháp chế Liên đoàn Thương mại và Công nghiệp Việt Nam - Chi nhánh Khu vực Tp.HCM (VCCI-HCM) lưu ý doanh nghiệp cần tập trung vào 4 trụ cột phòng về khi giao dịch dịch trên nền tảng điện tử.

Quy chế xác định thẩm quyền, trách nhiệm của cá nhân và bộ phận. Công cụ bảo đảm việc xác lập, xác thực giao dịch. Lưu trữ giúp bảo toàn và truy xuất dữ liệu. Giải pháp tố tụng giúp doanh nghiệp chuẩn bị phương án sử dụng dữ liệu khi cần bảo vệ quyền lợi. Trong đó, lưu trữ là mắt xích cần đặc biệt chú ý. Có nhiều dữ liệu chưa đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có chứng cứ đủ giá trị pháp lý.

LS. Nguyễn Công Phú - Luật sư Thành viên LNT & Partners, lưu ý chứng cứ điện tử không đương nhiên được công nhận khi giải quyết tranh chấp. Giá trị của chứng cứ sẽ được xem xét theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử và tố tụng tại Trọng tài hoặc Tòa án. Cách dữ liệu được tạo lập, gửi và nhận là những yếu tố doanh nghiệp cần quan tâm.

Theo ông Công Phú, phương án lưu trữ dữ liệu khoa học phải được xây dựng ngay từ thời điểm bắt đầu thực hiện hợp đồng. Dữ liệu đáp ứng các điều kiện về giá trị chứng cứ có thể trở thành căn cứ quan trọng để cơ quan tài phán đưa ra phán quyết. Tài liệu chưa đáp ứng yêu cầu có thể phải bổ sung, xác minh hoặc giám định.

Doanh nghiệp vì thế không nên chờ đến khi tranh chấp xảy ra mới tập hợp email, tìm lại tin nhắn hoặc truy xuất dữ liệu. Khi đó, dữ liệu có thể đã thất lạc, nhân sự phụ trách đã thay đổi hoặc thông tin trên nền tảng của bên thứ ba không còn đầy đủ.

Email, nhật ký hệ thống, đơn hàng, hóa đơn, chứng từ giao nhận, lịch sử xác nhận và trao đổi với đối tác cần được lưu theo quy trình thống nhất. Nếu sử dụng nền tảng của bên thứ ba, doanh nghiệp cần xác định quyền truy cập, thời gian lưu giữ và khả năng trích xuất dữ liệu.

Doanh nghiệp rất quan tâm đến vấn đề giao dịch số.

Thẩm quyền thực hiện giao dịch cũng phải được quy định rõ. Ai được sử dụng tài khoản, xác nhận đơn hàng, ký hợp đồng, thay đổi điều kiện giao dịch phải gắn với cơ chế phân quyền và xác thực. Lịch sử thao tác cần được ghi nhận để có thể xác định chủ thể khi cần thiết.

Ngay từ giai đoạn đàm phán, các bên cần thống nhất phương thức giao kết, thời điểm giao kết, cách xác nhận đơn hàng, nền tảng sử dụng và phương án xử lý khi hệ thống gặp sự cố. Những quy định rõ ràng sẽ tạo cơ sở xác định quyền, nghĩa vụ khi bất đồng phát sinh.

Cùng với đó, doanh nghiệp cần quản trị dữ liệu theo tư duy chứng cứ: xác định dữ liệu nào phải lưu, ai chịu trách nhiệm, lưu bằng phương thức nào và trong bao lâu. Đây là cơ sở để tái dựng diễn biến giao dịch, kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu và bảo vệ quyền lợi khi tranh chấp xảy ra.

Chuyển đổi số giúp mua bán hàng hóa nhanh hơn, giảm thao tác thủ công và mở rộng khả năng kết nối. Mỗi thao tác điện tử đồng thời để lại dấu vết có thể trở thành chứng cứ. Bởi vậy, phòng ngừa tranh chấp phải bắt đầu ngay từ khi thiết kế giao dịch. Rõ thẩm quyền, chặt quy trình, giữ đúng dữ liệu, chuẩn bị sẵn chứng cứ là lớp phòng vệ cần thiết để doanh nghiệp giao dịch an toàn trong môi trường số.

Thanh Ngân