Quản lý hiệu suất cao: Doanh nghiệp mất gì khi đội ngũ thiếu năng lực?

Có những tổn thất không thể hiện rõ trên báo cáo: thời gian quản lý phải tự xử lý công việc của nhân viên, lỗi lặp lại nhiều lần, tỷ lệ nghỉ việc, đội ngũ thiếu chủ động hay sự phụ thuộc hoàn toàn vào chỉ đạo. Những điều này đang âm thầm ăn mòn tinh thần làm việc của đội nhóm và hiệu suất chung của doanh nghiệp.

Vấn đề thường không nằm ở việc doanh nghiệp thiếu mục tiêu, mà nằm ở việc mục tiêu chưa được giao đúng người, theo dõi chưa đúng cách và phản hồi chưa đúng thời điểm. Khi đó, quản lý cấp trung có thể trở thành “nắp chặn” hiệu suất của đội nhóm.

Những chi phí ẩn khi quản lý cấp trung thiếu năng lực quản trị hiệu suất

Trước hết, doanh nghiệp mất thời gian vì quản lý phải liên tục kiểm tra, chỉnh sửa hoặc tự làm thay nhân viên. Điều này thường xuất phát từ áp lực tiến độ. Khi nhân viên làm chưa đúng yêu cầu, quản lý chọn cách tự sửa để hoàn thành nhanh hơn. Tuy nhiên, về lâu dài, đội nhóm không phát triển được năng lực tự xử lý vấn đề.

Thứ hai, doanh nghiệp mất năng suất khi KPI không được chuyển hóa thành hành động cụ thể. Nhiều đội nhóm có mục tiêu rõ trên giấy, nhưng nhân viên không biết đâu là việc ưu tiên, tiêu chuẩn hoàn thành là gì và cần phối hợp với ai. Vì vậy, đội nhóm có thể rất bận nhưng chưa chắc tạo ra kết quả tương xứng.

Thứ ba, nhân sự mất động lực nếu nhận được phản hồi thiếu cấu trúc. Những nhận xét chung chung có thể khiến nhân viên hiểu rằng mình chưa đạt yêu cầu, nhưng không biết cần thay đổi hành vi nào. Phản hồi không rõ ràng dễ tạo tâm lý phòng thủ và khiến nhân viên ngại nhận trách nhiệm.

Cuối cùng, doanh nghiệp mất cơ hội cải tiến khi lỗi lặp lại nhưng không được xử lý tận gốc. Nếu quản lý chỉ xử lý từng tình huống trước mắt, đội nhóm sẽ quen với trạng thái “chữa cháy”: lỗi phát sinh thì sửa, tiến độ chậm thì thúc, nhưng cách làm không thay đổi.

Quản lý hiệu suất cao không phải là siết KPI

Một hiểu lầm phổ biến là muốn tăng hiệu suất thì phải giao chỉ tiêu cao hơn, kiểm soát sát hơn hoặc tạo thêm áp lực cho đội ngũ. Cách tiếp cận này có thể tạo ra sự dịch chuyển ngắn hạn, nhưng khó tạo ra hiệu suất bền vững.

Bản chất của quản trị hiệu suất cao là giúp đội nhóm đạt kết quả tốt hơn thông qua sự rõ ràng trong cả cách làm lẫn trách nhiệm, cùng với phản hồi kịp thời. Điều này đòi hỏi quản lý cấp trung biết thiết lập mục tiêu, giao việc đúng người, theo dõi tiến độ phù hợp, phản hồi cụ thể và cải tiến cách làm.

Trong thực tế, quản lý hiệu suất cao đòi hỏi quản lý cấp trung không chỉ hỏi “nhân viên đã làm xong chưa”, mà cần làm rõ kết quả cần đạt, tiêu chuẩn hoàn thành, điểm rủi ro và sự hỗ trợ cần thiết cho lần sau.

Khi những năng lực này được thực hành nhất quán, hiệu suất không còn phụ thuộc vào sự thúc ép nhất thời. Nó trở thành năng lực vận hành của đội nhóm.

Chuẩn hóa năng lực quản lý cấp trung để nâng hiệu suất đội nhóm

Để quản lý cấp trung không trở thành “nắp chặn” hiệu suất, doanh nghiệp cần phát triển năng lực quản lý theo hướng bài bản, thực tế và có thể đo lường.

Trước hết, doanh nghiệp cần xác định rõ các năng lực quản lý cốt lõi: thiết lập mục tiêu, lập kế hoạch, giao việc, trao quyền, theo dõi tiến độ, phản hồi và cải tiến quy trình. Khi các năng lực này không được định nghĩa chính xác, đào tạo quản lý dễ trở thành các chương trình rời rạc.

Bên cạnh đó, đào tạo quản lý cần gắn với tình huống thực tế: nhân viên không đạt tiến độ, đội nhóm phụ thuộc vào quản lý, phản hồi gây căng thẳng hoặc quy trình có điểm gây chậm trễ. Nếu chỉ học lý thuyết, người học có thể hiểu khái niệm nhưng khó thay đổi hành vi.

Doanh nghiệp cũng cần trang bị công cụ để quản lý áp dụng ngay, như mẫu giao việc, khung phản hồi, biểu mẫu theo dõi tiến độ, phương pháp phân tích nguyên nhân và cách trao quyền theo năng lực nhân viên. Hiệu quả đào tạo cần được đo bằng sự thay đổi trong hành vi quản lý và hiệu suất đội nhóm.

Với kinh nghiệm đồng hành cùng hơn 850 doanh nghiệp hàng đầu trong phát triển năng lực quản lý, VMP Academy cho rằng quản lý hiệu suất cao không bắt đầu từ việc siết KPI, mà từ việc giúp quản lý cấp trung biết chuyển hóa mục tiêu thành hành động cụ thể của đội nhóm.

Khi quản lý biết giao việc rõ ràng, theo dõi đúng cách, phản hồi kịp thời và cải tiến quy trình, hiệu suất trở thành năng lực chung của đội ngũ và là nền tảng cho tăng trưởng bền vững của doanh nghiệp.

Tìm hiểu thêm tại VMP Academy - phát triển năng lực quản lý hiệu suất cao cho doanh nghiệp

Lam Giang