Sửa đổi Luật Công chứng: Giảm bớt giấy tờ phải xuất trình, thuận tiện cho người dân

Cắt giảm đáng kể các thủ tục hành chính không cần thiết

Quốc hội khóa XVI đã thông qua Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng, với nhiều điểm mới. Luật quy định rõ, giao dịch phải công chứng là giao dịch quan trọng, đòi hỏi điều kiện tham gia giao dịch chặt chẽ, mức độ an toàn pháp lý cao và được luật quy định phải công chứng.

Đáng chú ý là luật không quy định danh mục cụ thể các giao dịch phải công chứng, mà giao Bộ Tư pháp chủ trì, phối hợp với các Bộ, ngành có liên quan rà soát, cập nhật và đăng tải danh mục các giao dịch phải công chứng trên Cổng thông tin điện tử. Danh mục này có giá trị tham chiếu, hỗ trợ tra cứu, áp dụng thống nhất trong phạm vi toàn quốc.

Về tổ chức hành nghề công chứng, luật kế thừa quy định về việc UBND cấp tỉnh ban hành Đề án quản lý, phát triển tổ chức hành nghề công chứng, đồng thời yêu cầu xây dựng Đề án phải phù hợp với quy định pháp luật và điều kiện thực tiễn của địa phương.

Việc duy trì cơ chế này nhằm bảo đảm phát triển mạng lưới tổ chức hành nghề công chứng theo hướng xã hội hóa có kiểm soát, gắn với nhu cầu của người dân và điều kiện kinh tế - xã hội của từng địa bàn cũng như bảo đảm khả năng tiếp cận dịch vụ công chứng, nhất là tại vùng sâu, vùng xa…

Công chứng viên Hoàng Thu Hương hướng dẫn khách hàng làm thủ tục công chứng. Ảnh: PV

Từ thực tiễn hành nghề, công chứng viên Hoàng Thu Hương, Trưởng Văn phòng công chứng Đào Duy An (Hà Nội) nhìn nhận, một điểm sáng của Luật Công chứng sửa đổi năm 2026 là việc cắt giảm đáng kể các thủ tục hành chính không cần thiết.

Cụ thể, đối với văn bản từ chối nhận di sản, người dân sẽ không còn phải xuất trình giấy chứng nhận tài sản bản chính. Trước đây, dù chỉ thực hiện quyền từ chối, người dân vẫn phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ liên quan đến tài sản, gây khó khăn, chứa đựng nhiều rủi ro, đặc biệt khi phải gửi các giấy tờ này đi xa hoặc gửi đi nước ngoài trong các trường hợp người từ chối ở xa hoặc ở nước ngoài.

Các giấy tờ này thường gắn với tài sản lớn, gửi qua đường bưu chính có thể thất lạc và mất nhiều thời gian. Việc bãi bỏ yêu cầu này cho thấy sự thay đổi trong tư duy lập pháp, khi cơ quan soạn thảo đã nhìn nhận đúng bản chất của giao dịch để loại bỏ những thủ tục không cần thiết.

Bên cạnh đó, luật sửa đổi đã tạo bước tiến quan trọng trong việc gắn hoạt động công chứng với quá trình số hóa nói chung. Khi cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu công bố đủ điều kiện khai thác, công chứng viên có thể sử dụng trực tiếp thông tin từ hệ thống mà không cần người dân cung cấp lại giấy tờ tương ứng.

Điều này giúp giảm rất lớn các giấy tờ như giấy đăng ký kết hôn, đăng ký xe ô tô, xe máy, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân và tiến tới là sổ hồng (khi cơ sở dữ liệu về định danh bất động sản hoàn thiện). Người dân sẽ không còn phải “mang theo cả tập giấy tờ” cho mỗi lần đi công chứng, qua đó tiết kiệm chi phí xin cấp, trích lục và rút ngắn thời gian thực hiện thủ tục.

Đối với hợp đồng ủy quyền, luật mới linh hoạt hơn trong trường hợp các bên không thể cùng đến một tổ chức công chứng. Trước đây, quy trình yêu cầu phải gửi lại bản hợp đồng đã được công chứng thụ ủy lại cho tổ chức hành nghề công chứng đã chứng cho bên ủy quyền, gây mất thời gian và chi phí. Nay, quy định này được bãi bỏ, tạo điều kiện thuận lợi hơn cho các bên, đặc biệt giảm đáng kể chi phí đối với các giao dịch ủy quyền thực hiện tại nước ngoài.

Góp phần xây dựng một môi trường pháp lý minh bạch

Thực tế cho thấy, việc chuyển từ cơ sở dữ liệu công chứng phân tán ở các địa phương sang cơ sở dữ liệu công chứng tập trung toàn quốc là bước phát triển lớn tạo nền tảng cho sự chuyển đổi mạnh mẽ trong hoạt động công chứng, đẩy mạnh công chứng điện tử, chuyển đổi số hoạt động công chứng. Theo quy định mới, Bộ Tư pháp sẽ chịu trách nhiệm xây dựng và vận hành một hệ thống dữ liệu thống nhất, được sử dụng chung trên phạm vi cả nước.

Theo công chứng viên Hoàng Thu Hương, quy định này mở đường cho việc thực hiện thủ tục “phi địa giới”. Nghĩa là người dân không còn bị ràng buộc bởi địa hạt trong phần lớn các giao dịch. Ví dụ, các giao dịch như đặt cọc, chuyển nhượng hợp đồng mua bán nhà ở hình thành trong tương lai, hay cam kết tài sản riêng có thể được công chứng ở bất kỳ đâu, không phụ thuộc vào nơi cư trú hay vị trí tài sản.

Có thể nói, cơ sở dữ liệu tập trung không chỉ là công cụ quản lý, mà còn là nền tảng quan trọng cho chuyển đổi số trong lĩnh vực công chứng. Khi dữ liệu được liên thông, minh bạch và dễ truy cập, toàn bộ thông tin về giao dịch công chứng sẽ được liên thông, giúp các công chứng viên dễ dàng kiểm tra, đối chiếu và phát hiện rủi ro.

Đây là giải pháp mang tính căn cơ nhằm ngăn chặn tình trạng một tài sản được giao dịch nhiều lần hoặc các hợp đồng bị công chứng chồng chéo, từ đó niềm tin của người dân vào hệ thống pháp lý cũng được củng cố.

Cũng theo bà Hoàng Thu Hương, Luật Công chứng sửa đổi năm 2026 không chỉ là một văn bản pháp lý điều chỉnh hoạt động công chứng, mà còn phản ánh sự chuyển biến trong tư duy quản lý, từ “quản lý để kiểm soát” sang “quản lý để phục vụ”. Những thay đổi lần này cho thấy tiếng nói của người dân đã thực sự được lắng nghe và chuyển hóa thành các quy định cụ thể trong pháp luật.

Trong bối cảnh cải cách hành chính và chuyển đổi số đang được đẩy mạnh, đạo luật này được kỳ vọng sẽ góp phần xây dựng một môi trường pháp lý minh bạch, thuận tiện và an toàn hơn cho mọi giao dịch dân sự, kinh tế. Đây không chỉ là bước tiến của riêng lĩnh vực công chứng, mà còn là dấu hiệu tích cực cho thấy pháp luật ngày càng tiệm cận với nhu cầu thực tiễn của xã hội.

Phương Thảo