Quy định về phối hợp trong việc số hóa hồ sơ, ký số và kết nối, chia sẻ dữ liệu trong hoạt động thi hành án hình sự

Bảo đảm tính đầy đủ, chính xác, toàn vẹn, khả năng quản lý, khai thác, sử dụng và lưu trữ dữ liệu điện tử

Thông tư liên tịch này quy định về số hóa hồ sơ, ký số và kết nối, chia sẻ dữ liệu trong hoạt động thi hành án hình sự theo quy định của Luật Thi hành án hình sự và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan.

Việc tổ chức thực hiện quy định tại Thông tư liên tịch này áp dụng đối với hồ sơ, tài liệu, dữ liệu điện tử về thi hành án hình sự phục vụ công tác giam giữ, quản lý phạm nhân, xét xử, kiểm sát thi hành án hình sự và các hoạt động khác liên quan đến công tác thi hành án phạt tù theo quy định của pháp luật.

Đối tượng áp dụng gồm: Cơ quan quản lý thi hành án hình sự Bộ Công an; Cơ quan quản lý thi hành án hình sự Bộ Quốc phòng; TAND, Tòa án quân sự; VKSND, Viện kiểm sát quân sự; cơ quan thi hành án hình sự; cơ quan được giao một số nhiệm vụ thi hành án hình sự; các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến việc thực hiện số hóa hồ sơ, ký số và kết nối, chia sẻ dữ liệu trong hoạt động thi hành án hình sự theo chức năng nhiệm vụ được giao.

Về nguyên tắc thực hiện, Thông tư liên tịch số 12 nêu rõ: Việc số hóa hồ sơ thi hành án hình sự phải bảo đảm tính đầy đủ, chính xác, toàn vẹn, khả năng quản lý, khai thác, sử dụng và lưu trữ dữ liệu điện tử trong hệ thống thông tin phục vụ hoạt động thi hành án hình sự; tuân thủ quy định của pháp luật về lưu trữ, bảo vệ bí mật nhà nước và quy định khác của pháp luật có liên quan.

Việc ký số văn bản, tài liệu điện tử trong hoạt động thi hành án hình sự phải bảo đảm đúng thẩm quyền, tính xác thực, tính toàn vẹn của dữ liệu điện tử, khả năng chống chối bỏ và khả năng kiểm tra, xác minh theo quy định của pháp luật.

Việc kết nối, chia sẻ dữ liệu điện tử theo phân quyền, phạm vi được phép trong hoạt động thi hành án hình sự phải bảo đảm thống nhất về mã định danh điện tử, mã hồ sơ thi hành án phạt tù điện tử, khung dữ liệu và danh mục dữ liệu dùng chung theo quy định của cơ quan có thẩm quyền.

Hồ sơ, tài liệu điện tử đã được tạo lập hợp pháp hoặc được số hóa, ký số theo quy định của pháp luật, đáp ứng yêu cầu kết nối, chia sẻ dữ liệu thì có giá trị pháp lý theo quy định của pháp luật và được sử dụng trong hoạt động thi hành án hình sự; việc thay thế bản giấy thực hiện theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác hoặc phục vụ yêu cầu nghiệp vụ, bảo vệ bí mật nhà nước, an ninh mạng, an toàn thông tin.

Lãnh đạo VKSND tối cao và các đại biểu tại Hội nghị tổng kết 5 năm thực hiện Thông tư liên tịch số 05/2018 do VKSND tối cao tổ chức. (ảnh minh họa)

Việc khai thác và sử dụng dữ liệu điện tử trong hoạt động thi hành án hình sự phải bảo đảm nguyên tắc dữ liệu được tạo lập một lần, sử dụng nhiều lần trong phạm vi phân quyền; bảo đảm định danh, xác thực, phân quyền truy cập theo chức năng, nhiệm vụ, an toàn thông tin, an ninh mạng, bảo vệ bí mật nhà nước và sử dụng đúng mục đích theo quy định của pháp luật.

Văn bản ký số có giá trị pháp lý như văn bản giấy có chữ ký trực tiếp

Bên cạnh đó, Thông tư liên tịch số 12 quy định về ký số và giá trị pháp lý của văn bản, tài liệu điện tử trong hoạt động thi hành án hình sự.

Theo đó, cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền trong cơ quan nhà nước thực hiện ký số bằng chữ ký số chuyên dùng công vụ để phục vụ số hóa hồ sơ, tạo lập, xác thực và sử dụng văn bản điện tử trong thi hành án hình sự.

Văn bản thi hành án hình sự được ký số theo quy định của pháp luật thì không phải ký trực tiếp và có giá trị pháp lý như văn bản giấy có chữ ký trực tiếp.

Văn bản, tài liệu điện tử được tạo lập, số hóa hoặc kết xuất từ dữ liệu trong hệ thống thông tin trong hoạt động thi hành án hình sự được ký số có giá trị pháp lý khi đáp ứng các yêu cầu sau:

Được ký bằng chữ ký số chuyên dùng công vụ sử dụng chứng thư chữ ký số còn hiệu lực tại thời điểm ký.

Nội dung văn bản được bảo đảm tính toàn vẹn, không bị thay đổi trái phép sau khi ký số.

Văn bản được lập đúng thể thức, kỹ thuật trình bày và quy định về quản lý văn bản điện tử theo quy định của pháp luật.

Trường hợp không đáp ứng điều kiện ký số hoặc thuộc trường hợp đặc biệt theo quy định của pháp luật, văn bản, tài liệu trong hoạt động thi hành án hình sự được ký trực tiếp; việc quản lý, lưu trữ và sử dụng đối với các văn bản, tài liệu này được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ và pháp luật có liên quan.

Thông tư liên tịch này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 1/7/2026. Các văn bản quy phạm pháp luật được dẫn chiếu, áp dụng thực hiện trong Thông tư liên tịch khi được sửa đổi bổ sung, thay thế thì những nội dung dẫn chiếu trong Thông tư liên tịch này sẽ được thay đổi, áp dụng theo các văn bản quy phạm pháp luật được sửa đổi, bổ sung, thay thế.

Ngoài ra, Thông tư liên tịch số 12 cũng nêu rõ nội dung về thí điểm số hóa hồ sơ, ký số và kết nối, chia sẻ dữ liệu. Cụ thể, việc thí điểm số hóa hồ sơ, ký số và chia sẻ dữ liệu trong hoạt động thi hành án hình sự được thực hiện tại một số cơ quan, đơn vị do các cơ quan ban hành Thông tư liên tịch lựa chọn và quyết định phạm vi, nội dung, thời gian thực hiện.

Kết thúc thời gian thí điểm, Bộ Công an chủ trì, phối hợp với các cơ quan thực hiện thí điểm đánh giá việc thực hiện, công bố thời điểm liên ngành thống nhất triển khai đồng bộ việc số hóa hồ sơ, ký số, kết nối chia sẻ dữ liệu theo quy định tại Thông tư liên tịch này.

Đồng thời, Bộ Công an phối hợp Bộ Quốc phòng triển khai phần mềm để quản lý thi hành án hình sự đối với các cơ quan thi hành án hình sự thuộc Bộ Quốc phòng theo lộ trình được các cơ quan thống nhất.

P.V