Quản lý chặt chẽ đại lý làm thủ tục hải quan theo hướng số hóa, minh bạch

Nâng chuẩn hoạt động đại lý hải quan

Bộ Tài chính vừa ban hành Thông tư số 83/2026/TT-BTC quy định tiêu chuẩn hoạt động đại lý làm thủ tục hải quan, tiêu chuẩn nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan; tổ chức thi, cấp chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan; quản lý hoạt động đại lý và nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan, có hiệu lực từ ngày 1/7/2026.

Cán bộ Hải quan Khu vực I hỗ trợ nhân viên đại lý hải quan. Ảnh: Hải Anh

Đồng thời, bãi bỏ Thông tư số 12/2015/TT-BTC, Thông tư số 22/2019/TT-BTC và Thông tư số 25/2026/TT-BTC, tạo thành một văn bản thống nhất, đồng bộ với Luật Hải quan (đã được sửa đổi, bổ sung năm 2025) và các chủ trương cải cách thủ tục hành chính của Chính phủ.

Điểm nổi bật của Thông tư mới là chuyển mạnh từ phương thức quản lý hành chính truyền thống sang quản lý trên nền tảng điện tử. Hầu hết thủ tục liên quan đến công nhận đại lý, cấp quyền hoạt động, cấp mã số nhân viên, gia hạn, thay đổi thông tin hay chấm dứt hoạt động đều được thực hiện thông qua Hệ thống dịch vụ công trực tuyến của Cục Hải quan.

Đây được xem là bước tiến quan trọng trong lộ trình xây dựng Hải quan số, giảm giấy tờ, tăng tính công khai, minh bạch và rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ.

Thông tư cũng quy định rõ tiêu chuẩn đối với doanh nghiệp hoạt động đại lý làm thủ tục hải quan. Ngoài điều kiện là doanh nghiệp được thành lập hợp pháp, đơn vị phải có hạ tầng công nghệ thông tin đáp ứng khai hải quan điện tử, có nhân viên đạt tiêu chuẩn và không thuộc diện bị đình chỉ hoặc thu hồi quyền hoạt động.

Đối với nhân viên đại lý, ngoài yêu cầu có trình độ từ cao đẳng trở lên và chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan, Thông tư bổ sung quy định bắt buộc phải thường xuyên cập nhật kiến thức pháp luật hải quan. Đặc biệt, chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan sau 5 năm phải được bổ sung kiến thức theo quy định mới nếu muốn tiếp tục hoạt động.

Một điểm mới đáng chú ý khác là mã số nhân viên đại lý chỉ có thời hạn 3 năm và được gia hạn thêm 3 năm nếu hoàn thành chương trình đào tạo bổ sung. Trước đây, quy định về thời hạn sử dụng và cơ chế gia hạn chưa được thiết kế chặt chẽ như hiện nay.

Tăng chế tài và quản lý bằng dữ liệu số

Theo Bộ Tài chính, số 83/2026/TT-BTC cũng bổ sung nhiều quy định nhằm nâng cao trách nhiệm của cả doanh nghiệp đại lý và nhân viên đại lý trong quá trình thực hiện thủ tục hải quan.

Theo đó, mỗi nhân viên đại lý chỉ được hoạt động tại một doanh nghiệp duy nhất trong cùng một thời điểm và phải sử dụng tài khoản truy cập hệ thống xử lý dữ liệu hải quan riêng biệt. Việc cho người khác sử dụng mã số, tài khoản hoặc sử dụng mã số của người khác để khai hải quan đều bị nghiêm cấm.

Thông tư đồng thời quy định rõ các trường hợp bị hủy bỏ chứng chỉ nghiệp vụ, hủy mã số nhân viên hoặc thu hồi quyền hoạt động của đại lý khi có hành vi gian lận hồ sơ, thi hộ, sử dụng giấy tờ giả, buôn lậu, vận chuyển trái phép hàng hóa qua biên giới, trốn thuế, hối lộ công chức hải quan hoặc các vi phạm nghiêm trọng khác.

Đối với doanh nghiệp đại lý, ngoài cơ chế thu hồi quyền hoạt động, Thông tư lần đầu tiên quy định rõ việc tạm dừng quyền hoạt động trên hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan trong thời hạn tối đa 6 tháng đối với các trường hợp không còn đáp ứng điều kiện hoặc vi phạm quy định trong quá trình hoạt động. Chỉ sau khi khắc phục đầy đủ vi phạm và được Cục Hải quan kiểm tra, xác nhận mới được khôi phục quyền hoạt động.

Nếu bị thu hồi quyền hoạt động do vi phạm nghiêm trọng, doanh nghiệp sẽ không được hoạt động đại lý trong thời hạn 2 năm. Đồng thời, toàn bộ mã số nhân viên thuộc doanh nghiệp cũng bị hủy.

Một điểm mới quan trọng khác là cơ quan hải quan sẽ công khai trên Cổng thông tin điện tử danh sách các đại lý đủ điều kiện hoạt động, danh sách đại lý bị tạm dừng, bị thu hồi quyền hoạt động cũng như danh sách nhân viên đại lý. Việc công khai này giúp doanh nghiệp xuất nhập khẩu dễ dàng lựa chọn đối tác uy tín, đồng thời góp phần nâng cao tính minh bạch của thị trường dịch vụ đại lý hải quan.

Bộ Tài chính cũng giao Cục Hải quan xây dựng hệ thống kết nối dữ liệu quản lý đại lý với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư nhằm xác thực thông tin nhân viên, tăng cường quản lý bằng dữ liệu số và hạn chế nguy cơ giả mạo hồ sơ.

Đáng chú ý, ngay sau khi tờ khai được đăng ký, cơ quan hải quan sẽ cung cấp dữ liệu điện tử liên quan đến tờ khai cho cả đại lý và chủ hàng nếu đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin. Quy định này góp phần tăng tính minh bạch, giúp doanh nghiệp chủ động theo dõi toàn bộ quá trình thực hiện thủ tục hải quan.

Đối với các tổ chức, cá nhân đã được công nhận theo quy định cũ, Thông tư cho phép tiếp tục hoạt động nhưng phải thực hiện chuyển đổi theo các yêu cầu mới.

Trong đó, trước ngày 1/8/2026, các đại lý phải hoàn thành việc thông báo tài khoản kết nối hệ thống xử lý dữ liệu điện tử của nhân viên với Cục Hải quan. Nếu không thực hiện đúng thời hạn, cơ quan hải quan có thể tạm khóa toàn bộ tài khoản kết nối của doanh nghiệp để bảo đảm an toàn, an ninh hệ thống.

Việc ban hành Thông tư số 83/2026/TT-BTC được đánh giá là bước hoàn thiện quan trọng về thể chế trong quản lý đại lý làm thủ tục hải quan, tăng trách nhiệm của doanh nghiệp và nhân viên đại lý. Các quy định mới còn thúc đẩy chuyển đổi số, tăng cường công khai, minh bạch và góp phần xây dựng lực lượng đại lý hải quan chuyên nghiệp, đáp ứng yêu cầu cải cách, hiện đại hóa hải quan trong giai đoạn mới.

Song Linh