Phân cấp trong kỷ nguyên số: Từ dữ liệu thực tiễn đến gợi mở cho Việt Nam

Trong chuyển đổi số, phân quyền không chỉ là giao việc mà là tổ chức lại cách vận hành, dùng chung dữ liệu và phân bổ lại nguồn lực. Bài học Bắc Âu cho thấy bộ máy gọn, quy trình rõ và phối hợp linh hoạt mới tạo ra hiệu quả.

Người dân phường Tây Hồ, Hà Nội được hướng dẫn sử dụng dịch vụ công trực tuyến. Ảnh: Hanoi.gov.vn

Không phải ngẫu nhiên các nước Bắc Âu luôn đứng đầu về quản trị và chất lượng sống. Dân số không lớn nhưng bộ máy tinh gọn, minh bạch, các nước như Na Uy, Đan Mạch, Thụy Điển, Phần Lan vẫn duy trì mức thu thuế cao và niềm tin xã hội lớn. Tại Đan Mạch, hệ thống thuế phục vụ hơn 5,3 triệu người và hơn 420.000 doanh nghiệp, nhưng chỉ khoảng 5.300 nhân sự vận hành.

Những con số này cho thấy hiệu quả không nằm ở quy mô, mà ở cách tổ chức và vận hành dựa trên dữ liệu và công nghệ, với quy trình được tinh giản tối đa - điều được các chuyên gia Bắc Âu cùng nhấn mạnh khi trao đổi với Phóng viên Cơ quan Báo và Phát thanh, Truyền hình Hà Nội.

Ông Konsta Heikkilä, Viện Quản lý Công Phần Lan (HAUS), cho rằng thành công của Phần Lan không chỉ nằm ở việc số hóa gần như toàn bộ dịch vụ công mà ở khả năng kết nối dữ liệu giữa các cơ quan và hệ thống báo cáo tích hợp từ doanh nghiệp, tổ chức tài chính. Nhờ đó, chi phí giảm, xử lý nhanh và chính xác hơn. Tuy nhiên, ông nhấn mạnh số hóa trước hết là cải cách quản trị, không phải công nghệ.

Ông Are Haug, Viện Nghiên cứu Phúc lợi Na Uy (NOVA). Ảnh: Kiều Thoan Thu

Ở Na Uy, chuyển đổi số đã trở thành một phần cốt lõi của hệ thống phúc lợi. Theo ông Are Haug, Viện Nghiên cứu Phúc lợi Na Uy (NOVA), định danh điện tử và dịch vụ công trực tuyến giúp người dân tiếp cận dịch vụ công nhanh hơn, giảm đáng kể thủ tục. Nhưng hệ thống này chỉ vận hành hiệu quả khi đi kèm với niềm tin xã hội cao và cơ chế bảo vệ dữ liệu chặt chẽ.

Trong khi đó, Thụy Điển lại cho thấy một nền tảng sâu hơn, đó là dữ liệu dân cư. Theo ông Gunnar Andersson, Đại học Stockholm, nước này đã xây dựng hệ thống đăng ký dân số từ rất sớm và liên tục hoàn thiện thành cơ sở dữ liệu số hóa toàn diện. Chính hệ thống này cho phép dự báo sớm các xu hướng lớn như già hóa dân số hay suy giảm tỷ lệ sinh, từ đó hỗ trợ hoạch định chính sách dài hạn.

Bà Kiann Stenkjær Hein, Cơ quan Dữ liệu Khí hậu Đan Mạch. Ảnh: Các nước Bắc Âu

Bổ sung cho bức tranh chung, bà Kiann Stenkjær Hein, Cơ quan Dữ liệu Khí hậu Đan Mạch, cho rằng cải cách thuế thành công dựa trên ba yếu tố: Minh bạch, đơn giản và niềm tin. Đan Mạch đầu tư mạnh vào hạ tầng dữ liệu, thu thập thông tin từ bên thứ ba và khấu trừ thuế tại nguồn, qua đó tăng tuân thủ, mở rộng cơ sở thu và vẫn đảm bảo thuận tiện cho người dân, doanh nghiệp.

Từ những kinh nghiệm đó có thể thấy, phân cấp hiệu quả không phải là chia nhỏ quyền lực một cách cơ học. Đó là quá trình thiết kế lại toàn bộ hệ thống, trong đó thể chế, dữ liệu và công nghệ gắn chặt với nhau.

Ở Việt Nam, áp lực cải cách đang đến từ chính quy mô và tốc độ phát triển. Sau khi chuyển sang mô hình chính quyền địa phương hai cấp từ tháng 7-2025, cấp xã và phường trở thành nơi trực tiếp xử lý phần lớn thủ tục hành chính, với tỷ lệ lên tới 90-99%. Đây là một bước chuyển rất mạnh về phân cấp.

Bà Phạm Thị Ngọc Thủy, Giám đốc Văn phòng Ban Nghiên cứu Phát triển Kinh tế tư nhân (Ban IV), thuộc Hội đồng Tư vấn Cải cách Thủ tục Hành chính của Thủ tướng Chính phủ. Ảnh: Kiều Thoan Thu

Bà Phạm Thị Ngọc Thủy, Giám đốc Văn phòng Ban Nghiên cứu Phát triển Kinh tế tư nhân (Ban IV), thuộc Hội đồng Tư vấn Cải cách Thủ tục Hành chính của Thủ tướng Chính phủ nhận định, mô hình này giúp rút ngắn quy trình, giảm cấp trung gian và đưa dịch vụ đến gần người dân hơn.

Tuy nhiên, thực tế triển khai cũng cho thấy nhiều áp lực. Có địa phương ghi nhận một cán bộ phải xử lý tới 24 đầu việc, hoặc tiếp nhận khoảng 15.000 hồ sơ chỉ trong ba tháng, tương đương khối lượng công việc của cả một cấp huyện trước đây.

Hạ tầng dữ liệu cũng là điểm nghẽn khi các hệ thống còn phân tán, thiếu kết nối, khiến cán bộ phải sử dụng nhiều phần mềm và đôi khi người dân vẫn phải nộp hồ sơ giấy.

Cơ chế phân bổ nguồn lực chưa sát thực tế, dựa trên định biên thay vì khối lượng công việc, dẫn đến nơi quá tải, nơi lại dư năng lực.

Từ kinh nghiệm Bắc Âu và thực tiễn trong nước, có thể thấy, phân cấp hiệu quả không chỉ là vấn đề tổ chức bộ máy, mà là bài toán tổng thể về thể chế, dữ liệu và năng lực thực thi.

Theo các chuyên gia, trước hết, cần hoàn thiện thể chế, phân định rõ thẩm quyền giữa các cấp để tránh chồng chéo và tăng tính chủ động cho địa phương. Dữ liệu phải là hạ tầng cốt lõi, được liên thông, chia sẻ để quy trình vận hành thông suốt.

Thứ hai, dữ liệu phải trở thành hạ tầng cốt lõi của quản trị. Kinh nghiệm từ Phần Lan hay Đan Mạch cho thấy, chỉ khi dữ liệu được liên thông, chia sẻ và có giá trị pháp lý, chuyển đổi số mới thực sự phát huy hiệu quả.

Thứ ba, cần tái cấu trúc nguồn lực theo thực tế vận hành. Thay vì phân bổ theo định biên, cần gắn tài chính và nhân sự với khối lượng công việc, đồng thời cho phép địa phương tái đầu tư từ chính nguồn thu của mình.

Cuối cùng, yếu tố con người và niềm tin xã hội là điều không thể thay thế. Một hệ thống dù hiện đại đến đâu cũng khó vận hành hiệu quả nếu thiếu đội ngũ đủ năng lực và sự tin tưởng từ người dân.

Kiều Thoan Thu