Nghị định 254: Mở đường cho kinh doanh số, siết chặt quản lý hóa đơn điện tử

Ảnh minh họa

Mọi giao dịch kinh doanh đều phải lập hóa đơn điện tử

Một trong những điểm nổi bật của Nghị định 254 là mở rộng phạm vi áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng bao quát toàn bộ hoạt động kinh doanh. Theo nguyên tắc xuyên suốt của Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 và Nghị định 254, mọi hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đều phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua.

Không chỉ các giao dịch mua bán thông thường, nhiều hoạt động không phát sinh doanh thu bằng tiền cũng bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử. Đó là các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, làm hàng mẫu; cho, biếu, tặng, trao đổi; trả thay lương cho người lao động; hàng hóa tiêu dùng nội bộ phục vụ sản xuất, kinh doanh; hoặc xuất hàng dưới hình thức cho vay, cho mượn.

Quy định này giúp cơ quan quản lý theo dõi đầy đủ sự dịch chuyển của hàng hóa và dịch vụ trong nền kinh tế, hạn chế tình trạng thất thu thuế và bảo đảm tính minh bạch trong hoạt động kế toán. Chỉ một số trường hợp đặc biệt được quy định tại Điều 7 của Nghị định 254 mới không phải lập hóa đơn điện tử.

Như vậy, về nguyên tắc, mọi hoạt động chuyển giao hàng hóa, tài sản và cung cấp dịch vụ của tổ chức, cá nhân kinh doanh đều phải được ghi nhận bằng hóa đơn điện tử và phản ánh trên sổ sách kế toán theo đúng quy định.

Gỡ nút thắt cho thương mại điện tử và bán lẻ trực tuyến

Một trong những thay đổi được cộng đồng doanh nghiệp và các sàn thương mại điện tử quan tâm là quy định mới về thông tin người mua.

Trước đây, việc thu thập đầy đủ thông tin khách hàng để lập hóa đơn là rào cản đối với nhiều đơn vị kinh doanh trực tuyến. Nghị định 254 đã đưa ra cơ chế linh hoạt hơn.

Theo đó, nếu người mua là cá nhân tự nguyện cung cấp thông tin, hóa đơn phải thể hiện đầy đủ tên, địa chỉ và số định danh cá nhân. Đối với người nước ngoài, các thông tin này được thay bằng số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh cùng quốc tịch.

Trong trường hợp người mua không cung cấp hoặc từ chối cung cấp thông tin – tình huống khá phổ biến trên các sàn thương mại điện tử – người bán chỉ cần ghi trên hóa đơn cụm từ "bán cho người tiêu dùng".

Quy định này được đánh giá là đã tháo gỡ đáng kể thủ tục hành chính, tạo điều kiện để doanh nghiệp và hộ kinh doanh tự động hóa quy trình xuất hóa đơn với số lượng lớn, rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng và nâng cao hiệu quả vận hành.

Bên cạnh đó, người bán vẫn có thể bổ sung các thông tin phục vụ giao nhận như tên người nhận, địa chỉ giao hàng, số điện thoại... để phục vụ hoạt động logistics mà không làm thay đổi giá trị pháp lý của hóa đơn.

Đối với một số loại hình kinh doanh đặc thù quy định tại Phụ lục của Nghị định 254, hóa đơn cũng được miễn thể hiện thông tin người mua nhằm phù hợp với đặc điểm giao dịch nhanh.

Cụ thể, tại siêu thị, trung tâm thương mại, rạp chiếu phim hoặc cửa hàng bán lẻ xăng dầu, nếu người mua là cá nhân không cung cấp thông tin thì hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, số định danh cá nhân và chữ ký số của người mua.

Siết chặt quản lý để ngăn chặn trục lợi chính sách

Song song với việc tạo thuận lợi cho hoạt động kinh doanh, Nghị định 254 cũng đặt ra những "hàng rào" quản lý nhằm ngăn chặn hành vi lợi dụng quy định để gian lận thuế.

Theo quy định mới, việc ghi nội dung "bán cho người tiêu dùng" không đồng nghĩa mọi hóa đơn đều được chấp nhận. Những hóa đơn có giá trị hoặc số lượng hàng hóa lớn nhưng chỉ ghi "bán cho người tiêu dùng" sẽ được cơ quan thuế xếp vào nhóm có rủi ro cao và có thể yêu cầu người bán giải trình.

Cơ quan quản lý nhấn mạnh việc lập hóa đơn phải phản ánh đúng bản chất giao dịch. Trường hợp người mua thực chất là tổ chức hoặc cá nhân kinh doanh nhưng cố tình không cung cấp thông tin để che giấu dòng tiền hoặc nguồn gốc hàng hóa, cả bên mua và bên bán đều có thể đối mặt với các rủi ro pháp lý liên quan đến hành vi trốn thuế hoặc lập hóa đơn không đúng quy định.

Đáng chú ý, Nghị định 254 cũng thiết lập nguyên tắc quản lý chặt chẽ đối với chi phí được trừ khi xác định nghĩa vụ thuế. Theo đó, hóa đơn không có thông tin người mua hoặc hóa đơn ghi "bán cho người tiêu dùng" sẽ không được các doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh sử dụng để hạch toán chi phí hoặc quyết toán thuế.

Điều này đồng nghĩa, khi mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh, doanh nghiệp và hộ kinh doanh bắt buộc phải cung cấp đầy đủ mã số thuế cùng thông tin đăng ký kinh doanh để được lập hóa đơn đúng quy định. Những hóa đơn chỉ ghi "bán cho người tiêu dùng" chỉ có giá trị chứng minh việc mua bán của cá nhân, không đủ điều kiện để ghi nhận chi phí hợp lệ khi kê khai thuế.

Có thể thấy, Nghị định 254 tạo ra sự cân bằng giữa hai mục tiêu: tạo thuận lợi cho hoạt động bán lẻ, thương mại điện tử và kinh doanh số phát triển, đồng thời tăng cường kỷ cương trong quản lý thuế và kiểm soát chi phí. Việc nắm rõ các quy định mới sẽ giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân vừa vận hành hoạt động kinh doanh thuận lợi, vừa hạn chế các rủi ro pháp lý trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế.

Thùy Linh