Giao dịch số bùng nổ, doanh nghiệp Việt phải khóa điểm yếu

Một hợp đồng có thể được ký chỉ trong vài phút trên nền tảng số, nhưng khi tranh chấp xảy ra, doanh nghiệp (DN) phải chứng minh được ai đã ký, ký khi nào và bằng công cụ nào. Quan trọng hơn, dữ liệu giao dịch có còn nguyên vẹn để làm căn cứ pháp lý hay không?

Số hóa giao dịch, đừng để hở khâu pháp lý

Những câu hỏi này đang trở thành vấn đề thực tế khi doanh nghiệp đẩy mạnh giao dịch điện tử. Theo ông Vũ Xuân Hưng – Trưởng phòng Pháp chế VCCI-HCM, thực tiễn tiếp xúc với các DN cho thấy nhiều giao dịch phát sinh tranh cãi và phải đưa ra tòa án hoặc trọng tài phân xử.

Giao dịch số qua điện thoại giúp DN rút ngắn thời gian kết nối, nhưng cũng đòi hỏi kiểm soát chặt hơn về xác thực, thông tin và dữ liệu.

Các tranh chấp thường xoay quanh thời điểm, địa điểm giao kết hợp đồng, thẩm quyền của người ký hoặc sự không tương thích giữa giao dịch với hệ thống, nền tảng được sử dụng.

Ông Hưng cho rằng các DN không nên xem giao dịch điện tử đơn thuần là đưa cách làm truyền thống lên môi trường số. Số hóa phải đi cùng thiết kế quy trình, phân quyền và phương án xử lý tranh chấp ngay từ đầu.

Theo đó, DN cần dựng 4 cột trụ phòng vệ gồm quy chế, công cụ, lưu trữ và giải pháp tố tụng.

Quy chế phải xác định rõ người có thẩm quyền ký, phạm vi được phép thực hiện và cách xử lý khi thông tin giao dịch thay đổi. Công cụ phải xác thực người ký, bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu. Việc lưu trữ phải bảo đảm DN có thể truy xuất đầy đủ lịch sử giao dịch khi cần, đồng thời chủ động chuẩn bị chứng cứ để bảo vệ quyền lợi nếu tranh chấp xảy ra. 

Một trong những rủi ro phổ biến được ông Vũ Xuân Hưng chỉ ra là xác định thời điểm và phương thức giao kết. Khi các bên trao đổi qua email, nền tảng điện tử hoặc hệ thống tự động, nếu quy trình không quy định rõ, thời điểm hoàn tất giao dịch rất dễ trở thành điểm tranh chấp.

Giao dịch điện tử không chỉ cần nhanh mà phải xác định rõ ai ký, ký bằng công cụ nào và dữ liệu được lưu ra sao. DN cần dựng 4 lớp phòng vệ: quy chế, công cụ, lưu trữ và giải pháp tố tụng.

Bên cạnh đó, DN phải kiểm soát chặt thẩm quyền của người thực hiện giao dịch và việc sử dụng chữ ký điện tử, chữ ký số. Nếu quản lý lỏng lẻo tài khoản, thiết bị ký hoặc thông tin xác thực, người không có thẩm quyền vẫn có thể thực hiện giao dịch, dẫn đến tranh chấp về hiệu lực hợp đồng.

Từ góc độ này, luật sư Lưu Xuân Vĩnh – Luật sư sáng lập và điều hành Asia Legal, Trọng tài viên VIAC – cho rằng xu hướng điện tử hóa toàn phần là tất yếu. DN vì vậy cần chuẩn bị sớm về hạ tầng và chủ động nhận diện các rủi ro pháp lý.

Theo ông Vĩnh, dù không khác nhiều về thành tố so với hợp đồng thông thường, hợp đồng điện tử đòi hỏi các thành tố này được xem xét kỹ hơn về hiệu lực và giá trị pháp lý. 

Đặc biệt, DN phải bảo đảm giá trị chứng cứ và tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu. Nếu chỉ chèn hình ảnh chữ ký vào file PDF, việc chứng minh tài liệu không bị chỉnh sửa sau khi ký có thể khó khăn hơn so với phương thức ký có cơ chế xác thực và bảo đảm tính toàn vẹn.

Rủi ro cũng gia tăng với giao dịch xuyên biên giới do sự khác biệt về pháp luật. Một chữ ký điện tử được công nhận tại nước đối tác chưa chắc đáp ứng đầy đủ yêu cầu tại Việt Nam, từ đó có thể gây khó khăn khi thực thi hợp đồng hoặc phán quyết trọng tài.

Gian lận khó nhận diện, phải phòng vệ nhiều lớp

Không chỉ đặt ra bài toán về hiệu lực và chứng cứ, giao dịch điện tử còn đối mặt với những thủ đoạn gian lận mới khi trí tuệ nhân tạo (AI) đang phát triển nhanh. Phó giáo sư Greeni Maheshwari, ngành Quản trị, Đại học RMIT Việt Nam, cho biết các đối tượng lừa đảo đang sử dụng email do AI tạo ra, giả mạo danh tính doanh nghiệp, thậm chí sao chép giọng nói hoặc video của lãnh đạo để tạo lòng tin.

Trong thương mại quốc tế, một thủ đoạn đáng chú ý là chuyển hướng thanh toán. Kẻ gian có thể xâm nhập chuỗi email giữa doanh nghiệp và đối tác rồi thay đổi tài khoản ngân hàng vào giai đoạn cuối giao dịch.

Điểm nguy hiểm là yêu cầu giả mạo thường xuất hiện sau quá trình trao đổi dài, khi DN đã hình thành lòng tin với đối tác và dễ xem việc thay đổi tài khoản là một điều chỉnh bình thường. Vị chuyên gia của RMIT dẫn chứng một vụ việc gần đây liên quan đến DN Việt Nam bị thiệt hại gần 72.000 USD do đối tượng lừa đảo lợi dụng lòng tin hình thành trong quá trình đàm phán trực tuyến.

Theo bà Maheshwari, DN Việt cần vượt khỏi cách quản trị rủi ro truyền thống và xây dựng hệ thống xác minh nhiều lớp. Đối tác cần được xác minh qua nguồn độc lập, thay vì chỉ dựa vào email. Khi có yêu cầu thay đổi tài khoản hoặc thông tin thanh toán, DN phải xác nhận lại qua một kênh khác và có sự kiểm tra từ hai phía.

AI đang khiến email, giọng nói và hình ảnh giả ngày càng khó nhận diện. DN cần xác minh đối tác qua kênh độc lập, kiểm tra lại mọi thay đổi thanh toán và đào tạo nhân viên nhận diện dấu hiệu giả mạo.

“Các nền tảng giao dịch an toàn cũng cần được ưu tiên. Với giao dịch giá trị lớn, DN có thể cân nhắc các phương thức thanh toán như thư tín dụng hoặc dịch vụ ký quỹ được xác thực”, bà Maheshwari đưa ra lời khuyên.

Đào tạo nhân viên vì thế trở thành một lớp phòng vệ quan trọng, nhất là với bộ phận xuất nhập khẩu, tài chính và kế toán. Nhân sự không chỉ phải nhận diện email giả mà còn cần cảnh giác với giọng nói, hình ảnh và yêu cầu giao dịch có thể được tạo hoặc thao túng bằng AI.

Ở góc độ pháp lý, luật sư Lưu Xuân Vĩnh lưu ý DN còn phải kiểm soát dữ liệu cá nhân trong hợp đồng điện tử. Những thông tin như họ tên, email, số điện thoại, chữ ký và thông tin định danh của người đại diện cần được bảo vệ khi thu thập, lưu trữ và xử lý.

Khi dữ liệu được đưa lên nền tảng của bên thứ ba hoặc chuyển qua biên giới, doanh nghiệp phải tính đến các yêu cầu tuân thủ liên quan. Đây là nhóm vấn đề thường không bộc lộ ngay mà chỉ xuất hiện khi tranh chấp hoặc có hoạt động kiểm tra.

Từ những cảnh báo trên, giới chuyên gia nhấn mạnh doanh nghiệp không chỉ cần giao dịch nhanh mà còn phải tính trước cách tự bảo vệ khi có bất thường. Mỗi quy trình cần quy định rõ ai được ký, ký bằng công cụ nào, dữ liệu được lưu ở đâu và ai có quyền truy cập. Đặc biệt, mọi yêu cầu đổi tài khoản nhận tiền phải được kiểm tra lại qua một kênh độc lập trước khi thực hiện.

Với hợp đồng, doanh nghiệp nên chọn phương thức ký có khả năng xác thực người ký và bảo đảm tài liệu không bị thay đổi sau khi ký. Với dữ liệu, cần kiểm soát nơi lưu trữ, quyền truy cập và khả năng truy xuất khi phát sinh tranh chấp.

Chuyển đổi số vì thế không chỉ là làm giao dịch nhanh hơn mà còn phải giúp DN giữ được quyền kiểm soát. Bởi trong môi trường số, một cú nhấp chuột có thể hoàn tất giao dịch trong vài giây, nhưng nếu những điểm yếu không được khóa từ đầu, DN có thể mất nhiều thời gian và chi phí để bảo vệ quyền lợi của mình.                                                                                                                   

Thế Vinh