Áp dụng Nghị định 337: Doanh nghiệp cần sớm rà soát, nâng cấp hệ thống eContract

Nghị định 337 quy định rõ nguyên tắc “khuyến khích, không bắt buộc các doanh nghiệp phải sử dụng hợp đồng lao động điện tử thay cho văn bản giấy”. Ảnh AI minh họa.

Từ ngày 01/07/2026, việc sử dụng hợp đồng lao động điện tử sẽ đi kèm yêu cầu kết nối và gửi hợp đồng về Hệ thống thông tin phục vụ giao dịch điện tử trong giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử (eContract)  do Bộ Nội vụ xây dựng, quản lý.

Quy định này được nêu tại Nghị định số 337/2025/NĐ-CP, đặt ra yêu cầu doanh nghiệp cần sớm chuẩn bị và rà soát hệ thống để bảo đảm khả năng đáp ứng khi quy định chính thức được triển khai.

Thông qua kết nối với Nền tảng, hợp đồng lao động điện tử sẽ được cấp mã định danh (ID) theo quy định. Việc này không chỉ giúp quản lý dữ liệu thống nhất, tối ưu hóa quá trình tra cứu, lưu trữ và quản trị lao động, mà còn hỗ trợ cơ quan nhà nước tăng cường thanh tra, kiểm tra và thống kê tập trung.

TÍNH HIỆU LỰC CỦA HỢP ĐỒNG THEO NGHỊ ĐỊNH 337

Theo luật sư Nguyễn Thị Phương Thanh, Công ty luật Bross and Partners, điều 4, Nghị định 337 quy định rõ nguyên tắc “khuyến khích, không bắt buộc các doanh nghiệp phải sử dụng hợp đồng lao động điện tử thay cho văn bản giấy”.

Nghị định 337 quy định chi tiết về điều khoản chuyển tiếp đối với các hình thức hợp đồng lao động. Theo đó, tất cả hợp đồng lao động điện tử được xác lập kể từ ngày 01/01/2026 bắt buộc phải tuân thủ quy định tại Nghị định này, bao gồm việc gửi thông tin và kết nối dữ liệu về Nền tảng.

Song song với đó, các hợp đồng lao động bằng văn bản giấy đã ký kết hợp pháp vẫn giữ nguyên giá trị pháp lý và tiếp tục được thực hiện theo đúng các nội dung mà hai bên đã thỏa thuận."

Tuy nhiên, luật sư cho rằng Nghị định 337 chưa quy định về hậu quả pháp lý có thể dẫn đến các cách diễn giải khác nhau đối với trường hợp doanh nghiệp giao kết hợp đồng lao động điện tử kể từ ngày 01/01/2026 bằng phương tiện điện tử nhưng không thông qua Nền tảng.

Vậy nên, theo luật sư Nguyễn Thị Phương Thanh, trong trường hợp phát sinh tranh chấp lao động liên quan đến hợp đồng lao động điện tử, không loại trừ khả năng một bên có thể căn cứ sự việc hợp đồng không tuân thủ trình tự, thủ tục hoặc hình thức theo quy định của Nghị định để phản bác giá trị chứng cứ hoặc thậm chí là hiệu lực pháp lý của hợp đồng lao động.

DOANH NGHIỆP CẦN ĐÁNH GIÁ, RÀ SOÁT QUY TRÌNH NỘI BỘ

Với bối cảnh quy định của Nghị định 337 còn tương đối mới, chưa có nhiều hướng dẫn cụ thể, luật sư Nguyễn Huy Hoàng (Công ty luật Bross and Partners) cho rằng chuyển đổi số trong quan hệ lao động và nhiều lĩnh vực khác vẫn là xu thế tất yếu. Do đó, doanh nghiệp cần chủ động lập kế hoạch nâng cấp hệ thống và thử nghiệm việc tích hợp hợp đồng lao động điện tử với Nền tảng.

Theo đó, doanh nghiệp cần đánh giá nhu cầu chuyển đổi sang hợp đồng lao động điện tử. Rà soát hệ thống giao kết hợp đồng lao động điện tử hiện đang sử dụng (nếu có) để bảo đảm đáp ứng các yêu cầu của Nghị định 337. Đặc biệt về chữ ký số, định danh điện tử, lưu trữ dữ liệu, bảo mật thông tin và khả năng tương thích, kết nối với Nền tảng.

Quan trọng hơn, doanh nghiệp cần chủ động làm việc với nhà cung cấp giải pháp eContract để xác nhận lộ trình đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật, bao gồm việc kết nối API (Application Programming Interface) và cấp mã ID cho hợp đồng lao động điện tử.

“Việc chủ động chuẩn bị từ sớm cũng giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro phát sinh trong trường hợp cơ quan nhà nước có sự thay đổi về cơ chế quản lý, tăng cường hoạt động thanh tra, kiểm tra hoặc ban hành các chế tài xử lý đối với việc không tuân thủ quy định về hợp đồng lao động điện tử trong thời gian tới”, luật sư Nguyễn Huy Hoàng nhấn mạnh.

Cũng theo luật sư, doanh nghiệp cũng cần rà soát quy trình nội bộ liên quan đến giao kết, sửa đổi, gia hạn và chấm dứt hợp đồng lao động nhằm bảo đảm phù hợp với quy trình điện tử.

Đồng thời, đánh giá và hoàn thiện việc tuân thủ nghiêm ngặt quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân như về quy trình xử lý, thu thập, truyền nhận, lưu trữ dữ liệu, cơ chế chia sẻ dữ liệu với bên thứ ba – bao gồm nhà cung cấp giải pháp eContract. Cùng với đó, thiết lập các điều khoản ràng buộc chặt chẽ về trách nhiệm bảo mật và bồi thường thiệt hại với nhà cung cấp dịch vụ và các bên liên quan để phòng ngừa rủi ro rò rỉ dữ liệu hoặc tấn công mạng.

Hệ thống thông tin phục vụ giao dịch điện tử trong giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử (eContract) được liên kết với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử cho phép người lao động và người sử dụng lao động tạo lập, ký số, lưu trữ, truy xuất, quản lý hợp đồng lao động điện tử; thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động, chứng thực hợp đồng lao động điện tử theo quy định tại Nghị định này.

Đỗ Mến