Giảm giấy tờ tại quầy miễn thuế: Doanh nghiệp phải nâng cấp hệ thống dữ liệu

Có hiệu lực từ ngày 21/8/2026, Nghị định số 273/2026/NĐ-CP cho phép người mua hàng miễn thuế không phải xuất trình giấy tờ bản giấy nếu thông tin đã có thể khai thác từ cơ sở dữ liệu.

Không xuất trình bản giấy khi dữ liệu đã được kết nối

Một trong những điểm mới đáng chú ý của Nghị định là việc sử dụng dữ liệu điện tử để giảm giấy tờ cho người mua hàng. Theo đó, trường hợp thông tin cá nhân có thể khai thác từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cơ sở dữ liệu quốc gia khác hoặc cơ sở dữ liệu chuyên ngành, người mua hàng miễn thuế không phải xuất trình bản giấy của các giấy tờ cung cấp thông tin đó.

Quy định này không đồng nghĩa với việc bỏ hoàn toàn thủ tục xác định đối tượng và điều kiện mua hàng miễn thuế. Việc không yêu cầu giấy tờ bản giấy chỉ được áp dụng khi thông tin cần thiết đã có thể khai thác từ các cơ sở dữ liệu.

Đối tượng được mua hàng miễn thuế tiếp tục được xác định theo từng trường hợp, gồm người xuất cảnh, quá cảnh, nhập cảnh; hành khách trên chuyến bay quốc tế; người được hưởng quyền ưu đãi, miễn trừ tại Việt Nam và thuyền viên làm việc trên tàu biển chạy tuyến quốc tế.

Mỗi nhóm đối tượng có điều kiện mua, địa điểm giao nhận và yêu cầu quản lý riêng. Chẳng hạn, người nhập cảnh chỉ được mua hàng tại cửa hàng miễn thuế đặt trong khu vực hạn chế của cảng hàng không dân dụng quốc tế ngay sau khi hoàn thành thủ tục nhập cảnh và không được mua sau khi ra khỏi khu vực này.

Đối với người được hưởng quyền ưu đãi, miễn trừ hoặc thuyền viên tàu biển quốc tế, Nghị định vẫn quy định những thông tin, giấy tờ cần thiết tương ứng với từng giao dịch. Việc giảm bản giấy vì vậy phụ thuộc vào khả năng kết nối và khai thác dữ liệu trên thực tế.

Nếu được triển khai đồng bộ, quy định mới có thể rút ngắn thời gian kiểm tra thông tin tại quầy, giảm thao tác nhập liệu và tạo thuận lợi hơn cho khách hàng. Tuy nhiên, lợi ích này chỉ đạt được khi dữ liệu giữa doanh nghiệp và cơ quan quản lý có thể được xác thực chính xác, kịp thời.

Không chỉ nâng cấp khâu bán hàng

Việc giảm giấy tờ đặt ra yêu cầu đối với doanh nghiệp kinh doanh hàng miễn thuế trong việc rà soát hệ thống công nghệ, quy trình nhận diện khách hàng và khả năng lưu giữ thông tin giao dịch.

Doanh nghiệp cần xác định rõ những dữ liệu có thể khai thác tự động, những trường hợp vẫn phải kiểm tra giấy tờ và cách xử lý khi hệ thống kết nối bị gián đoạn hoặc thông tin không trùng khớp. Quy trình dự phòng cần được thiết lập để vừa bảo đảm hoạt động bán hàng, vừa tuân thủ yêu cầu kiểm tra, giám sát hải quan.

Cùng với dữ liệu khách hàng, Nghị định còn đặt ra yêu cầu quản lý chặt chẽ đối với hàng hóa. Hàng tạm nhập khẩu từ nước ngoài, khu phi thuế quan hoặc kho ngoại quan được quản lý theo loại hình tạm nhập, tái xuất. Hàng hóa từ nội địa đưa vào cửa hàng miễn thuế được cơ quan hải quan quản lý, giám sát trên cơ sở danh sách do doanh nghiệp thông báo.

Các mặt hàng thuốc lá, xì gà, rượu và bia phải được dán tem “VIET NAM DUTY NOT PAID” trước khi bày bán tại cửa hàng hoặc trước khi giao trực tiếp từ kho chứa cho người mua.

Đối với hàng bị đổ vỡ, hư hỏng, mất phẩm chất, kém chất lượng hoặc hết hạn sử dụng, doanh nghiệp phải lập biên bản có xác nhận của cơ quan hải quan quản lý. Trước khi tiêu hủy, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản về kế hoạch cụ thể để cơ quan hải quan tổ chức giám sát.

Hàng mẫu, hàng dùng thử, túi và bao bì nhập khẩu dùng để đựng hàng miễn thuế cũng phải được quản lý riêng, sử dụng đúng mục đích và đưa vào báo cáo quyết toán với cơ quan hải quan. Đây là những nhóm hàng có giá trị không lớn trong từng giao dịch nhưng dễ phát sinh chênh lệch nếu phần mềm kho và quy trình ghi nhận không thống nhất.

Như vậy, yêu cầu chuẩn bị của doanh nghiệp không dừng ở thiết bị kiểm tra thông tin tại quầy. Hệ thống bán hàng cần được liên thông với quản lý kho, dữ liệu khách hàng và báo cáo quyết toán; đồng thời bảo đảm khả năng truy xuất khi cơ quan hải quan kiểm tra.

Việc số hóa có thể giúp giảm giấy tờ và cải thiện tốc độ phục vụ, nhưng cũng đòi hỏi dữ liệu phải chính xác, đầy đủ và được kiểm soát xuyên suốt. Đối với doanh nghiệp kinh doanh hàng miễn thuế, nâng cấp trải nghiệm khách hàng vì thế cần bắt đầu từ việc hoàn thiện hệ thống dữ liệu và quy trình tuân thủ phía sau quầy bán hàng.

Mai Thoa