Từ 16/1, xử phạt nghiêm vi phạm hóa đơn trên sàn thương mại điện tử

Từ giữa tháng 1/2026, môi trường tuân thủ thuế đối với hộ kinh doanh, đặc biệt là nhóm hoạt động trên các sàn thương mại điện tử, bước sang một giai đoạn mới với yêu cầu chặt chẽ và rủi ro pháp lý cao hơn.

Nghị định 310/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 125/2020/NĐ-CP chính thức có hiệu lực từ ngày 16/1/2026 đã điều chỉnh toàn diện khung xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, hóa đơn, tác động trực tiếp đến cách thức lập hóa đơn, ghi nhận doanh thu và thực hiện nghĩa vụ thuế của người nộp thuế.

Một trong những thay đổi đáng chú ý là nguyên tắc xử phạt theo hướng tránh chồng chéo hành vi. Theo quy định mới, nếu người nộp thuế trong cùng một ngày khai sai một hoặc nhiều chỉ tiêu trên các hồ sơ thuế, kể cả thuộc các sắc thuế khác nhau, thì không bị xử phạt riêng lẻ từng lỗi. Cơ quan thuế chỉ xử phạt một hành vi có khung tiền phạt cao nhất trong số các hành vi vi phạm. Cách tiếp cận này cũng được áp dụng đối với các hành vi vi phạm về hóa đơn, khi người nộp thuế đồng thời lập hóa đơn không đúng thời điểm hoặc không lập hóa đơn đối với nhiều giao dịch nhưng được phát hiện và xử lý trong cùng một vụ việc.

Tuy nhiên, đi cùng với nguyên tắc xử phạt gộp là việc siết chặt khung tiền phạt theo số lượng hóa đơn vi phạm. Với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm, mức xử phạt được thiết kế chi tiết, từ cảnh cáo trong những trường hợp đặc thù như hóa đơn khuyến mại, hàng mẫu, tiêu dùng nội bộ, cho tới mức phạt có thể lên tới hàng chục triệu đồng nếu vi phạm với số lượng lớn hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Đối với hành vi không lập hóa đơn, khung phạt còn nặng hơn, với mức phạt cao nhất có thể lên tới 80 triệu đồng khi số lượng hóa đơn vi phạm đạt ngưỡng lớn. Đáng lưu ý, toàn bộ khung phạt này áp dụng cho tổ chức; đối với cá nhân, hộ gia đình, hộ kinh doanh, mức phạt bằng 50% mức phạt của tổ chức, song con số tuyệt đối vẫn là áp lực tài chính không nhỏ.

Một điểm khiến nhiều hộ kinh doanh cần đặc biệt lưu tâm là quy định chuyển tiếp. Các hành vi vi phạm về thuế, hóa đơn đã phát sinh trước ngày 16/1/2026 nhưng bị phát hiện sau thời điểm này vẫn bị áp dụng mức xử phạt theo quy định mới. Điều đó đồng nghĩa với việc những sai sót chưa được xử lý dứt điểm trong quá khứ có thể đối mặt với chế tài nghiêm khắc hơn nếu bị cơ quan thuế kiểm tra, phát hiện sau khi Nghị định có hiệu lực.

Trong bối cảnh thương mại điện tử tiếp tục tăng trưởng mạnh, các vấn đề liên quan đến thời điểm xuất hóa đơn, xác định doanh thu tính thuế và trách nhiệm giữa hộ kinh doanh với sàn giao dịch điện tử ngày càng được quan tâm.

Theo quy định hiện hành, hoạt động bán hàng trên sàn có thể diễn ra ở nhiều khung giờ, song thời điểm lập hóa đơn và ghi nhận doanh thu không căn cứ vào thời điểm khách hàng đặt đơn, mà căn cứ vào thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua. Điều này có nghĩa, dù đơn hàng được đặt vào ban đêm, nhưng nếu việc giao hàng hoàn tất vào thời điểm khác thì đó mới là mốc để ghi nhận doanh thu và lập hóa đơn theo quy định.

Liên quan đến các khoản thu hộ trong quá trình bán hàng trên sàn, đặc biệt là phí vận chuyển, cơ quan thuế khẳng định đây không phải là doanh thu của hộ kinh doanh. Hộ kinh doanh chỉ ghi nhận doanh thu từ việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của mình. Khoản phí vận chuyển thu hộ để trả cho đơn vị giao nhận sẽ được loại trừ khỏi doanh thu tính thuế, và trên hóa đơn chỉ thể hiện đúng giá trị hàng hóa, dịch vụ do hộ kinh doanh cung cấp.

Đối với các chương trình bán hàng tích điểm, quy đổi điểm để thanh toán, cách ghi nhận cũng được làm rõ theo hướng nhất quán với bản chất kinh tế của giao dịch. Trong giai đoạn khách hàng tích điểm, doanh thu vẫn được ghi nhận theo giá bán đầy đủ của hàng hóa, dịch vụ. Khi khách hàng đủ điều kiện quy đổi điểm và sử dụng để thanh toán cho các đơn hàng tiếp theo, khoản giá trị được trừ này được xem là chiết khấu thương mại và được giảm trừ trực tiếp trên doanh thu tính thuế tại thời điểm phát sinh việc quy đổi.

Một vấn đề khác thường gây nhầm lẫn là mối quan hệ trách nhiệm giữa hộ kinh doanh và sàn thương mại điện tử. Theo quy định tại Nghị định 117/2025, các sàn có chức năng đặt hàng trực tuyến sẽ thực hiện khai thay, khấu trừ và nộp thuế thay cho hộ kinh doanh hoạt động trên sàn. Tuy nhiên, đối với hóa đơn điện tử, pháp luật không “khoán” hoàn toàn trách nhiệm cho sàn.

Theo Nghị định 70 và Thông tư 32, hộ kinh doanh vẫn có nghĩa vụ lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Chỉ trong trường hợp hộ kinh doanh ký hợp đồng ủy nhiệm cho sàn lập hóa đơn thì sàn mới thực hiện việc xuất hóa đơn thay; nếu không có ủy nhiệm, hộ kinh doanh vẫn phải tự lập hóa đơn theo quy định.

Cơ quan quản lý thuế nhấn mạnh, hóa đơn không chỉ là công cụ quản lý thuế mà còn là chứng từ quan trọng bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng, liên quan đến bảo hành, bảo hiểm và xác nhận giao dịch. Do đó, việc lập hóa đơn đúng thời điểm, đúng doanh thu không chỉ giúp hộ kinh doanh tránh rủi ro bị xử phạt, mà còn tạo nền tảng cho hoạt động kinh doanh minh bạch, bền vững trên môi trường số.

Trong bối cảnh khung xử phạt được nâng cao và siết chặt theo số lượng hóa đơn vi phạm, các quy định về xử phạt hành vi lập hóa đơn sai thời điểm tiếp tục được áp dụng với nhiều mức độ, từ cảnh cáo đến phạt tiền hàng triệu đồng, tùy thuộc tính chất và mức độ vi phạm.

Điều này đặt ra yêu cầu cấp thiết đối với hộ kinh doanh trên sàn thương mại điện tử phải rà soát lại toàn bộ quy trình bán hàng, giao hàng, lập hóa đơn và kê khai thuế, bảo đảm tuân thủ đúng quy định ngay từ khâu phát sinh giao dịch, thay vì chỉ chú trọng khâu nộp thuế cuối cùng.

Linh Chi