Dấu hiệu và rủi ro hành vi sử dụng hai hệ thống sổ sách kế toán

Các dấu hiệu rủi ro phổ biến

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh nên chủ động tự rà soát nếu xuất hiện một hoặc nhiều dấu hiệu sau đây:

- Doanh thu thực tế không tương xứng với số hóa đơn đã xuất; bán hàng nhưng không xuất hóa đơn hoặc xuất hóa đơn thấp hơn giá trị thực.

- Tỷ lệ giao dịch bằng tiền mặt cao bất thường so với đặc thù ngành nghề và quy mô hoạt động.

- Dữ liệu không đồng nhất giữa hệ thống kế toán, hóa đơn điện tử và dòng tiền qua ngân hàng.

- Sử dụng nhiều phần mềm kế toán không đồng bộ, có dấu hiệu tách biệt, “chia tách” dữ liệu giữa các hệ thống.

- Lợi nhuận khai báo liên tục thấp bất thường hoặc lỗ kéo dài trong khi quy mô, doanh thu thực tế vẫn tăng trưởng.

- Chênh lệch lớn giữa số liệu báo cáo thuế và số liệu cung cấp cho ngân hàng khi vay vốn hoặc cho nhà đầu tư.

- Hộ kinh doanh kê khai doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế nhưng doanh thu thực tế trên ngưỡng chịu thuế.

- Chi phí hạch toán không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định hoặc không đáp ứng điều kiện được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

- Chi phí phát sinh tăng bất thường hoặc có chênh lệch đáng kể giữa số liệu kế toán và hồ sơ khai thuế, không phù hợp với quy mô, ngành nghề và thực tế hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Cơ quan thuế phát hiện bằng cách nào?

Người nộp thuế cần hiểu rằng phương thức quản lý thuế hiện đại cho phép phát hiện sai lệch ngày càng nhanh và chính xác:

- Phân tích dữ liệu lớn và áp dụng quản lý rủi ro để phát hiện bất thường về doanh thu, chi phí, lợi nhuận theo ngành.

- Đối chiếu chéo giữa dữ liệu hóa đơn điện tử, dữ liệu kế toán và dòng tiền thanh toán.

- Kết nối, chia sẻ thông tin giữa cơ quan thuế với ngân hàng, sàn thương mại điện tử, đơn vị cung cấp dịch vụ trung gian thanh toán và các cơ quan liên quan.

- Tiếp nhận thông tin từ các tổ chức cung cấp giải pháp phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử.

Hành vi sử dụng hai hệ thống sổ kế toán để trốn thuế có thể dẫn đến đồng thời nhiều hệ quả: bị truy thu thuế, tính tiền chậm nộp, xử phạt vi phạm hành chính và - trong trường hợp nghiêm trọng - bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

Truy thu thuế và tiền chậm nộp

Buộc nộp đủ số tiền thuế trốn vào ngân sách nhà nước (biện pháp khắc phục hậu quả bắt buộc).

Tính tiền chậm nộp theo mức 0,03%/ngày trên số tiền thuế chậm nộp theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 59 Luật Quản lý thuế năm 2019.

Xử phạt vi phạm hành chính về thuế

Theo Điều 17 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP, hành vi trốn thuế bị phạt tiền từ 1 đến 3 lần số tiền thuế trốn, tùy theo tình tiết tăng nặng, giảm nhẹ:

Ngoài việc bị xử phạt vi phạm hành chính, người nộp thuế còn buộc nộp đủ số tiền thuế trốn, tiền chậm nộp theo quy định; đồng thời phải thực hiện khai bổ sung, điều chỉnh hồ sơ khai thuế của các kỳ tính thuế có liên quan. Nội dung điều chỉnh có thể bao gồm doanh thu, chi phí, thu nhập chịu thuế, số lỗ được chuyển kỳ sau, số thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ và các chỉ tiêu khác trên hồ sơ khai thuế theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.

Truy cứu trách nhiệm hình sự

Khi số tiền trốn thuế đạt ngưỡng luật định, hành vi có thể bị xử lý hình sự về Tội trốn thuế theo Điều 200 Bộ luật Hình sự năm 2015 (sửa đổi, bổ sung năm 2017). Ngưỡng khởi tố: từ 100 triệu đồng đối với cá nhân và từ 200 triệu đồng đối với pháp nhân thương mại (hoặc dưới mức này nhưng đã bị xử phạt hành chính/đã bị kết án về hành vi này, chưa được xóa án tích).

Đối với cá nhân

Hình phạt bổ sung đối với cá nhân: có thể bị phạt tiền từ 20 đến 100 triệu đồng, cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định từ 01 đến 05 năm hoặc tịch thu một phần hoặc toàn bộ tài sản.

Đối với Doanh nghiệp

Bên cạnh đó, hành vi lập hai hệ thống sổ kế toán còn có thể bị xem xét xử lý về Tội vi phạm quy định về kế toán gây hậu quả nghiêm trọng theo điểm đ khoản 1 Điều 221 Bộ luật Hình sự.

Những thiệt hại vượt ra ngoài chế tài

Cơ quan thuế đồng hành cùng người nộp thuế: không chỉ cảnh báo, mà còn hướng dẫn làm đúng. Phần này đưa ra các khuyến nghị thực hành để doanh nghiệp chủ động chuyển sang quản trị minh bạch.

Khuyến nghị thực hành

- Ghi nhận đầy đủ, trung thực, kịp thời mọi giao dịch kinh tế phát sinh trên một hệ thống sổ kế toán thống nhất.

- Xuất hóa đơn đầy đủ, đúng giá trị thực tế cho mọi hàng hóa, dịch vụ đã bán.

- Hạn chế tối đa giao dịch tiền mặt không kiểm soát; ưu tiên thanh toán qua ngân hàng để tạo dấu vết minh bạch.

- Đồng bộ dữ liệu giữa hệ thống kế toán, hóa đơn điện tử và dòng tiền; định kỳ tự đối chiếu để phát hiện sớm sai lệch.

- Lựa chọn, sử dụng phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử của nhà cung cấp uy tín, bảo đảm tuân thủ quy định pháp luật

.- Khi phát hiện sai sót, chủ động rà soát, kê khai bổ sung, điều chỉnh và liên hệ cơ quan thuế để được hướng dẫn (việc tự giác khắc phục có thể được xem là tình tiết giảm nhẹ)

- Thường xuyên đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán, hồ sơ khai thuế, báo cáo tài chính và dữ liệu hóa đơn điện tử để bảo đảm tính chính xác, đầy đủ và nhất quán của thông tin kê khai thuế.

Checklist tự rà soát nhanh

Trả lời “Không” cho bất kỳ câu nào dưới đây là dấu hiệu cần rà soát ngay:

Doanh thu trên sổ kế toán có khớp với tổng giá trị hóa đơn điện tử đã xuất không?

Số liệu kê khai thuế có khớp với báo cáo tài chính và dòng tiền ngân hàng không?

Doanh nghiệp chỉ duy trì một hệ thống sổ kế toán tài chính duy nhất hay không?

Mọi khoản bán hàng, cung cấp dịch vụ đều được xuất hóa đơn đầy đủ hay không?

Các báo cáo nội bộ (nếu có) có thống nhất với số liệu khai thuế hay không?

Tỷ lệ giao dịch tiền mặt có nằm trong mức hợp lý của ngành không?

Lợi ích của việc tuân thủ