Chuỗi nhà hàng muốn hạn chế rủi ro thuế phải quản lý chứng từ theo từng cửa hàng

Chi phí mua nguyên liệu không có hóa đơn vẫn được tính nếu có đủ hồ sơ chứng minh

Giải đáp về việc xử lý chi phí đối với nguyên liệu mua từ hộ sản xuất, chợ đầu mối hoặc các nguồn không có hóa đơn điện tử, ông Vũ Hồng Long, Phó trưởng Thuế Hà Nội cho biết, để khoản chi được tính vào chi phí hợp lệ khi xác định thu nhập tính thuế, trước hết phải là khoản chi thực tế phát sinh, phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Bên cạnh đó, khoản chi phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ và kế toán. Đối với các khoản thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên cho mỗi lần giao dịch, hộ kinh doanh bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.

Đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ trực tiếp từ nông dân, ngư dân hoặc các cá nhân không thuộc diện phải lập hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh được phép lập bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn để làm căn cứ chứng minh chi phí được trừ.

Các diễn giả tham dự phiên Tháo gỡ vưỡng mắc thực tiễn (từ phải sang): Ông Vũ Hồng Long, Phó trưởng Thuế Hà Nội; bà Nguyễn Thị Cúc, Chủ tịch Hội Tư vấn Thuế Việt Nam; ông Đặng Văn Thành, Phó chi cục trưởng, Chi cục Thuế Thương mại điện tử; bà Nguyễn Thị Minh Khuê, Phó chủ tịch HĐQT, Tổng giám đốc Sapo.

Theo ông Long, bảng kê phải thể hiện đầy đủ thông tin định danh của người bán, chủng loại hàng hóa, số lượng, đơn giá và giá trị giao dịch. Hộ kinh doanh có thể tham khảo mẫu số 02/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 20/2026 của Bộ Tài chính.

Tuy nhiên, bảng kê chỉ là một phần hồ sơ. Để bảo đảm cơ sở pháp lý, người kinh doanh cần lưu giữ thêm các tài liệu chứng minh giao dịch thực tế như đơn đặt hàng, giấy xác nhận mua bán, phiếu giao nhận, phiếu nhập kho, chứng từ thanh toán... Đồng thời, cần lưu đầy đủ số căn cước công dân của người bán để phục vụ việc đối chiếu khi cần thiết.

Chuỗi nhà hàng cần quản lý chứng từ theo từng cửa hàng, từng khâu

Đối với các chuỗi nhà hàng có nhiều điểm bán, đồng thời nhập nguyên liệu từ nhiều nguồn khác nhau, việc tổ chức và lưu trữ hồ sơ, chứng từ như thế nào để vừa thuận tiện trong quản lý, vận hành, vừa đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế là vấn đề được nhiều hộ kinh doanh quan tâm.

Giải đáp nội dung này, bà Nguyễn Thị Cúc, Chủ tịch Hội Tư vấn Thuế Việt Nam (VTCA) cho biết, đây là tình huống rất phổ biến trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ ăn uống. Nhiều hộ kinh doanh có một chủ sở hữu nhưng vận hành nhiều cửa hàng, trong khi nguồn cung cấp nguyên vật liệu được mua tại từng địa điểm khác nhau, thay vì tập trung về một đầu mối.

Theo bà Cúc, để vừa bảo đảm công tác quản trị, vừa thuận lợi khi cơ quan thuế kiểm tra, hộ kinh doanh cần tổ chức và quản lý theo từng khâu riêng biệt trong toàn bộ quá trình hoạt động.

Đầu tiên là khâu mua nguyên liệu. Mỗi cửa hàng phải quản lý riêng nguồn hàng đầu vào, bao gồm thông tin nhà cung cấp, hợp đồng, hóa đơn, bảng kê và giá mua. Không nên hạch toán chung cho toàn bộ hệ thống vì sẽ gây khó khăn trong việc kiểm tra, đối chiếu.

Tiếp theo là khâu quản lý kho. Mỗi cửa hàng cần có đầy đủ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và trường hợp điều chuyển nguyên liệu hoặc thành phẩm giữa các cửa hàng phải lập phiếu điều chuyển để theo dõi.

Đối với hoạt động bán hàng, mặc dù hóa đơn mang tên chủ hộ kinh doanh, nhưng trên hóa đơn phải thể hiện đúng địa điểm bán hàng thực tế. Chẳng hạn, bán tại cửa hàng Thanh Trì thì phải ghi địa chỉ cửa hàng Thanh Trì; bán tại cửa hàng Lò Đúc thì phải thể hiện đúng địa chỉ cửa hàng Lò Đúc.

Ngoài ra, việc hạch toán kế toán theo Thông tư 152 tuy được thiết kế đơn giản nhưng cần thống nhất chỉ tiêu quản lý giữa cửa hàng chính và các cửa hàng trong hệ thống.

Theo bà Cúc, khi toàn bộ quy trình từ mua nguyên liệu, nhập - xuất - tồn kho, điều chuyển hàng hóa, bán hàng đến kế toán được chuẩn hóa theo cùng một hệ thống tiêu chí, hộ kinh doanh không chỉ kiểm soát tốt hoạt động của mình mà còn dễ dàng tổng hợp dữ liệu, đánh giá rủi ro và cung cấp thông tin cho cơ quan thuế khi cần thiết.

Ứng dụng công nghệ giúp tự động hóa hóa đơn và quản lý doanh thu đa kênh

Ở góc độ doanh nghiệp công nghệ, bà Nguyễn Thị Minh Khuê, Phó Chủ tịch Hội đồng Quản trị kiêm Tổng Giám đốc Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo cho biết, nhiều hộ kinh doanh và doanh nghiệp hiện phải xử lý hàng trăm, thậm chí hàng nghìn đơn hàng mỗi ngày trên nhiều kênh bán hàng khác nhau.

Nếu vẫn thực hiện theo phương pháp thủ công, quá trình quản lý sẽ tiêu tốn nhiều thời gian, nhân lực và chi phí, đồng thời tiềm ẩn nhiều sai sót trong vận hành cũng như thực hiện nghĩa vụ thuế.

Theo bà Khuê, các giải pháp quản lý bán hàng đa kênh hiện nay có thể hỗ trợ người kinh doanh tập trung toàn bộ dữ liệu đơn hàng từ các kênh bán về một nền tảng duy nhất. Trên cơ sở đó, toàn bộ quy trình từ tạo đơn, thanh toán, đóng gói, giao hàng đến xuất hóa đơn và phục vụ kê khai thuế đều được thực hiện trên cùng một hệ thống, hạn chế tối đa việc nhập liệu thủ công.

Bên cạnh đó, hệ thống còn hỗ trợ phân loại dữ liệu theo từng kênh bán và từng nhóm hàng hóa thông qua các bộ lọc thông minh, giúp người bán xác định đúng doanh thu, áp dụng đúng chính sách thuế và thuận tiện khi xuất hóa đơn.

Một tính năng quan trọng khác là khả năng tự động xuất hóa đơn khi đơn hàng hoàn thành và xử lý hàng loạt với số lượng lớn, giúp giảm đáng kể khối lượng công việc cho bộ phận vận hành.

Đối với các trường hợp phát sinh hoàn hàng, hệ thống cũng có thể tự động lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo đúng quy định. Đồng thời, dữ liệu từ các sàn thương mại điện tử được đối soát tự động, giúp người bán dễ dàng theo dõi các khoản doanh thu đã được sàn khấu trừ, nộp thuế thay.

Theo bà Khuê, trong bối cảnh kinh doanh đa kênh và thương mại điện tử phát triển mạnh, việc ứng dụng công nghệ không chỉ giúp tối ưu vận hành, tiết kiệm chi phí mà còn hỗ trợ hộ kinh doanh thực hiện đầy đủ, chính xác các nghĩa vụ về hóa đơn và thuế.

An Nhiên