Từ 8/3, vi phạm quy định về số hóa tài liệu dự trữ bị phạt đến 40 triệu đồng

Nghị định 31/2026/NĐ-CP quy định các hình thức xử phạt chính trong lĩnh vực lưu trữ gồm: cảnh cáo và phạt tiền. Hình thức xử phạt bổ sung là tước quyền sử dụng Chứng chỉ hành nghề lưu trữ có thời hạn từ 3-6 tháng.

Nghị định 31/2026/NĐ-CP cũng quy định mức phạt tiền tối đa đối với cá nhân thực hiện hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ là 30 triệu đồng, đối với tổ chức là 60 triệu đồng.

Cụ thể, đối với vi phạm quy định về các hành vi bị nghiêm cấm trong lĩnh vực lưu trữ, Nghị định 31/2026/NĐ-CP quy định:

Phạt tiền từ 15 - 20 triệu đồng đối với hành vi mang tài liệu lưu trữ (TLLT) ra ngoài lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử, trừ trường hợp được người có thẩm quyền cho phép bằng văn bản.

Phạt tiền từ 20 - 30 triệu đồng đối với một trong các hành vi vi phạm sau: Truy cập, sao chép, chia sẻ trái phép TLLT, cơ sở dữ liệu TLLT mà chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự; Cung cấp, chuyển giao, hủy TLLT trái phép hoặc mua bán, chiếm đoạt TLLT mà chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự; Làm sai lệch nội dung, làm mất tính toàn vẹn của TLLT và dữ liệu chủ của TLLT mà chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự; Làm hỏng TLLT đến mức không thể khôi phục được; Làm mất TLLT; Sử dụng TLLT vào mục đích bịa đặt, bôi nhọ, xúc phạm nhân phẩm, danh dự của cá nhân mà chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự...

Đối với vi phạm quy định về bảo quản TLLT, Nghị định 31/2026/NĐ-CP nêu rõ:

Phạt tiền từ 5 - 10 triệu đồng đối với một trong các hành vi vi phạm quy định về bảo quản TLLT số sau: Không kiểm tra, sao lưu cơ sở dữ liệu, TLLT số theo quy định; Không tuân thủ các yêu cầu kỹ thuật, quy trình về lưu trữ TLLT số theo quy định.

Phạt tiền từ 15 - 25 triệu đồng đối với tổ chức có một trong các hành vi vi phạm quy định về kho lưu trữ: Không bố trí kho để bảo quản TLLT theo quy định; Không trang bị các thiết bị bảo vệ, bảo quản TLLT đối với kho lưu trữ chuyên dụng theo quy định.

Đáng chú ý, Nghị định 31/2026/NĐ-CP cũng đã quy định các mức phạt đối với hành vi vi phạm quy định về số hóa TLLT.

Theo đó, phạt tiền từ 1 - 3 triệu đồng đối với tổ chức có hành vi số hóa tài liệu không đáp ứng một trong các yêu cầu sau: TLLT số hóa không đúng định dạng, độ phân giải; đặt tên tệp tin không đúng quy định; không kết nối dữ liệu chủ, chiếm tỷ lệ dưới 1% tổng số tài liệu của phông tài liệu hoặc khối tài liệu đưa ra số hóa.

Phạt tiền từ 3 - 5 triệu đồng đối với tổ chức có một trong các hành vi vi phạm sau: Số hóa tài liệu không đáp ứng một trong các yêu cầu sau: TLLT số hóa không đúng định dạng, độ phân giải; đặt tên tệp tin không đúng quy định; không kết nối dữ liệu chủ, chiếm tỷ lệ từ 1% đến dưới 1,5% tổng số tài liệu của phông tài liệu hoặc khối tài liệu đưa ra số hóa;

Không xây dựng quy trình xuất tài liệu và trả TLLT khi thực hiện số hóa; thực hiện số hóa khi quy trình chưa được cơ quan, tổ chức, cá nhân quản lý tài liệu phê duyệt;

Tổ chức số hóa ở địa điểm không đáp ứng yêu cầu theo quy định về cơ sở vật chất, bàn, ghế, ánh sáng, điều hòa không khí hoặc có nguy cơ ngập nước, ẩm mốc, thiếu an toàn, gây hư hỏng tài liệu;

Không lắp đặt hệ thống giám sát 24/7 tại địa điểm số hóa.

Bên cạnh đó, phạt tiền từ 5 - 10 triệu đồng đối với tổ chức có một trong các hành vi vi phạm: Số hóa tài liệu không đáp ứng một trong các yêu cầu sau: TLLT số hóa không đúng định dạng, độ phân giải; đặt tên tệp tin không đúng quy định; không kết nối dữ liệu chủ, chiếm tỷ lệ từ 1,5% đến dưới 2% tổng số tài liệu của phông tài liệu hoặc khối tài liệu đưa ra số hóa;

Sử dụng thiết bị số hóa chưa được kiểm tra an ninh, an toàn thông tin;

Không ký số của cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền quản lý TLLT gốc trên tài liệu số hóa.

Phạt tiền từ 5 - 10 triệu đồng đối với hành vi mang thiết bị di động, thiết bị lưu trữ, thiết bị ghi chụp hình, phát sóng vào địa điểm số hóa.

Phạt tiền từ 10 - 12 triệu đồng đối với hành vi tự ý mang TLLT gốc, dữ liệu số hóa, thiết bị công nghệ thông tin, thiết bị lưu trữ ra khỏi địa điểm số hóa.

Phạt tiền từ 20 - 25 triệu đồng đối với tổ chức có hành vi không thực hiện hủy toàn bộ dữ liệu trên thiết bị số hóa trước khi vận chuyển ra khỏi khu vực số hóa.

Phạt tiền từ 25 - 40 triệu đồng đối với tổ chức có một trong các hành vi vi phạm: Không có biện pháp bảo mật, bảo vệ dữ liệu để đề phòng rủi ro mất mát, thất thoát thông tin; Không sao lưu dự phòng dữ liệu số hóa.

Nghị định 31/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ 8/3/2026.

Hồng Thương