Trả lương bằng tiền mặt từ 5 triệu đồng có được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế?

Tại Hội nghị hỗ trợ trực tuyến quyết toán thuế năm 2025 do Cục Thuế tổ chức, nhiều doanh nghiệp đã đặt câu hỏi liên quan đến quy định thanh toán không dùng tiền mặt đối với tiền lương, tiền công chi trả cho người lao động.

Cụ thể, bạn đọc thắc mắc: theo Nghị định 320/2025, đối với khoản tiền lương, tiền công trả cho người lao động từ 5 triệu đồng trở lên trong một lần chi trả, doanh nghiệp có bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản) để được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp hay không?

Công nhân đang làm việc. Ảnh: NGUYỆT NHI

Trả lời vấn đề này, đại diện Cục Thuế cho biết: trường hợp doanh nghiệp có khoản chi trả tiền lương, tiền công cho người lao động đáp ứng điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025 và không thuộc các khoản chi không được trừ thì áp dụng quy định tại khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025, đối với khoản tiền lương, tiền công chi trả từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, kể từ ngày 15-12-2025, doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì khoản chi này mới được tính vào chi phí được trừ.

Việc xác định chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt được thực hiện theo quy định tại Điều 26 Nghị định 181/2025 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Thuế giá trị gia tăng.

Cơ quan thuế cũng cho biết, liên quan đến nội dung thanh toán không dùng tiền mặt khi chi trả tiền lương, tiền công cho người lao động, Cục Quản lý, giám sát chính sách thuế, phí và lệ phí (Bộ Tài chính) đã có nhiều văn bản hướng dẫn người nộp thuế. Trong đó, Công văn số 218/CST-TN là một trong những văn bản hướng dẫn cụ thể việc áp dụng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt trong trường hợp này.

Theo đại diện Cục Thuế, trong quá trình triển khai Nghị định 320/2025, cơ quan quản lý đã nhận được nhiều vướng mắc từ doanh nghiệp liên quan đến hình thức thanh toán tiền mặt hay chuyển khoản đối với các khoản chi để được tính vào chi phí hợp lệ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.

Một số tình huống điển hình phát sinh tại các công ty xổ số như việc chi trả thưởng cho vé số trúng thưởng.

Trường hợp thứ nhất, đối với các vé số trúng thưởng có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì khoản chi này mới được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.

Trường hợp thứ hai, nếu một cá nhân trúng thưởng nhiều lần trong cùng một ngày, mỗi lần chi trả có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên và tổng giá trị giải thưởng vượt mức này, công ty cũng phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho từng lần chi trả để được tính vào chi phí hợp lệ.

Trường hợp thứ ba, khoản thanh toán có giá trị từ 5 triệu đồng cho một nội dung nhưng có nhiều người cùng nhận tiền, trong đó mỗi người nhận dưới 5 triệu đồng, việc áp dụng quy định sẽ tùy vào hình thức chi trả.

Cụ thể, nếu một người đại diện nhận tiền thay cho các cá nhân còn lại thì doanh nghiệp vẫn phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Ngược lại, nếu từng cá nhân nhận tiền độc lập và số tiền mỗi người nhận dưới 5 triệu đồng thì không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lập bảng kê chi tiết và có biên bản ghi nhận việc chi trả.

Theo cơ quan thuế, doanh nghiệp cần xác định rõ trường hợp cụ thể của mình để thực hiện đúng quy định pháp luật, tránh phát sinh vướng mắc khi quyết toán thuế.

HUỲNH THƠ