Phân biệt "tiền đặt cọc" và "tiền thu trước": Bí quyết tránh rủi ro do bị lập hóa đơn sai thời điểm

Quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử

Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định thời điểm lập hóa đơn điện tử, cụ thể, đối với bán hàng hóa: Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua. Quy định này áp dụng bất kể doanh nghiệp đã thu được tiền hay chưa.

Đối với cung cấp dịch vụ: Là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.

Công chức Thuế tỉnh Bắc Ninh tuyên truyền, hỗ trợ người nộp thuế quy định về hóa đơn. Ảnh Đức Thanh

Trường hợp có thu tiền trước hoặc trong khi thực hiện dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn chính là thời điểm thu tiền. Tuy nhiên, quy định này không áp dụng đối với trường hợp thu tiền đặt cọc để đảm bảo thực hiện hợp đồng theo Bộ luật Dân sự.

Trường hợp giao hàng hoặc nghiệm thu nhiều lần: Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn đều phải lập hóa đơn tương ứng với khối lượng và giá trị đó.

Quy định loại trừ tiền đặt cọc đảm bảo thực hiện hợp đồng dịch vụ khỏi diện phải lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền mang lại nhiều lợi ích cho người nộp thuế. Bởi trong thực tiễn, không ít hợp đồng dịch vụ có thể bị hủy bỏ hoặc thay đổi điều khoản trong quá trình thực hiện; nếu phải lập hóa đơn ngay khi nhận tiền, doanh nghiệp sẽ mất rất nhiều thời gian, công sức để thực hiện thủ tục lập hóa đơn điều chỉnh.

Quy định mới này giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh tiết kiệm chi phí mua hóa đơn điện tử, giảm tải cho bộ phận kế toán, giảm số lượng hóa đơn ảo phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh.

Phản ánh đúng bản chất dân sự và kế toán. Theo Điều 328 Bộ luật Dân sự, bản chất của tiền đặt cọc là biện pháp bảo đảm thực hiện nghĩa vụ giữa các bên, chưa phải là doanh thu từ hoạt động cung cấp dịch vụ. Mặt khác, việc chưa lập hóa đơn giúp dòng tiền đặt cọc được theo dõi đúng bản chất là một khoản nợ phải trả (hoặc tài sản ký quỹ), không làm sai lệch báo cáo tài chính trong kỳ của doanh nghiệp, tránh ghi nhận doanh thu ảo. Nếu người đặt cọc vi phạm hợp đồng thì mất cọc, doanh nghiệp, hộ kinh doanh có thể dễ dàng chuyển khoản tiền này thành thu nhập khác mà không vướng mắc thủ tục xử lý về hóa đơn.

Ảnh được thiết kế có sự hỗ trợ của AI.

Một số lưu ý đối với doanh nghiệp, hộ kinh doanh

Để đảm bảo an toàn pháp lý và tránh rủi ro vi phạm về hóa đơn, doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần tuân thủ các nguyên tắc để khi nhận tiền đặt cọc (chưa phải lập hóa đơn điện tử).

Mặc dù theo Bộ luật Dân sự, tiền đặt cọc được sử dụng cho mọi giao dịch theo sự thỏa thuận giữa các bên. Nhưng tiền đặt cọc chưa phải lập hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP thì chỉ áp dụng đối với trường hợp cung cấp dịch vụ; không có quy định áp dụng đối với trường hợp bán hàng hóa.

Thỏa thuận đặt cọc phải được lập thành văn bản rõ ràng (có thể tách riêng hoặc là một điều khoản độc lập trong hợp đồng cung cấp dịch vụ). Nội dung điều khoản phải căn cứ vào bản chất của giao dịch để ghi rõ mục đích khoản tiền là “để bảo đảm thực hiện hợp đồng” theo đúng Điều 328 Bộ luật Dân sự. Trường hợp một khoản tiền mà các bên không xác định rõ là tiền đặt cọc hoặc tiền trả trước thì số tiền này được coi là tiền trả trước.

Khi nhận khoản tiền ghi trong hợp đồng cũng như trong phiếu thu hoặc nội dung chuyển khoản các từ ngữ chung chung như “thanh toán đợt 1”, “ứng trước tiền dịch vụ”, “tạm ứng chi phí”..., thì phải lập hóa đơn ngay trong ngày nhận được tiền, không được đợi đến khi hoàn thành dịch vụ mới nghiệm thu và xuất gộp. Đảm bảo ngày trên hóa đơn trùng khớp với ngày tiền về tài khoản ngân hàng hoặc ngày trên phiếu thu tiền mặt.

Như vậy, cùng một khoản tiền nhận trước để thực hiện dịch vụ, nhưng tùy theo bản chất, cách ghi trong hợp đồng mà nghĩa vụ thời điểm lập hóa đơn cũng như thời điểm về nghĩa vụ thuế hoàn toàn khác nhau.

Khi xác định sai bản chất khoản tiền nhận được sẽ dẫn tới hai hướng sai ngược nhau: hoặc không lập hóa đơn khi lẽ ra phải lập - hậu quả là bị xử phạt; hoặc lập hóa đơn khi chưa phát sinh nghĩa vụ - hệ quả là phải nộp thuế trước và phải xử lý hóa đơn đã lập không đúng bản chất giao dịch phát sinh./.

Xuân Thu