Nâng cao hiệu quả lưu trữ nhờ chuyển đổi số

Đầu tháng 7, khi đợt cao điểm số hóa tài liệu đã hoàn thành, tại Trung tâm Dịch vụ tổng hợp Nội vụ tỉnh, các cán bộ, viên chức vẫn tiếp tục rà soát, kiểm tra và hoàn thiện những công đoạn cuối cùng. Trong các phòng lưu trữ, từng tập hồ sơ được sắp xếp ngay ngắn, dữ liệu số được đối chiếu, cập nhật lên hệ thống để bảo đảm tính chính xác, đầy đủ trước khi đưa vào khai thác.

Cán bộ Phòng Lưu trữ lịch sử, Trung tâm Dịch vụ tổng hợp Nội vụ tỉnh thực hiện số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

Thực hiện Kế hoạch số 157/KH-UBND của UBND tỉnh về số hóa tài liệu lưu trữ của các cơ quan, đơn vị cấp huyện, cấp xã phục vụ việc sắp xếp đơn vị hành chính và triển khai mô hình chính quyền địa phương hai cấp, từ tháng 4 đến tháng 6/2026, Trung tâm Dịch vụ tổng hợp Nội vụ tỉnh được giao phối hợp số hóa gần 1,5 triệu trang tài liệu lưu trữ. Nhờ tổ chức nhân lực hợp lý, bố trí dây chuyền làm việc khoa học và ứng dụng đồng bộ các giải pháp công nghệ, đến ngày 15/6, trung tâm đã hoàn thành nhiệm vụ trước thời hạn, vượt kế hoạch với gần 1,62 triệu trang tài liệu được số hóa.

Quy trình số hóa hồ sơ, tài liệu được thực hiện thống nhất, bảo đảm tính chính xác và an toàn dữ liệu.

Là một trong những viên chức trực tiếp tham gia đợt số hóa tài liệu quy mô lớn, đồng chí Nguyễn Ngọc Linh - viên chức Phòng Lưu trữ lịch sử, Trung tâm Dịch vụ tổng hợp Nội vụ tỉnh Lào Cai, cho biết: “Chúng tôi xác định đây là nhiệm vụ chính trị quan trọng, đồng thời là cơ hội để bảo tồn lâu dài những tài liệu có giá trị lịch sử của tỉnh. Vì vậy, mỗi cán bộ đều nêu cao tinh thần trách nhiệm, thực hiện nghiêm quy trình ở từng công đoạn. Để bảo đảm tiến độ và chất lượng, tổ công tác phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên. Có thời điểm khối lượng công việc rất lớn, chúng tôi phải làm thêm ngoài giờ, nhưng ai cũng động viên nhau cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao".

Chia sẻ về công tác số hóa tài liệu, đồng chí Nguyễn Tiến Tùng - lưu trữ viên, Tổ trưởng Tổ số hóa, Trung tâm Dịch vụ tổng hợp Nội vụ tỉnh Lào Cai, cho biết: “Đối với công tác lưu trữ, chất lượng dữ liệu luôn được đặt lên hàng đầu. Vì vậy, mỗi hồ sơ sau khi số hóa đều được kiểm tra, đối chiếu nhiều lần để bảo đảm đầy đủ, rõ nét, chính xác trước khi cập nhật lên hệ thống. Có như vậy, tài liệu mới phát huy được giá trị trong quá trình quản lý, tra cứu và khai thác về sau".

Hồ sơ, tài liệu giấy được chỉnh lý, sắp xếp khoa học trước khi đưa vào lưu trữ lâu dài.

Song song với việc thực hiện các nhiệm vụ chính trị đột xuất, cấp bách, Trung tâm Dịch vụ tổng hợp Nội vụ tỉnh vẫn duy trì thường xuyên công tác chỉnh lý, bảo quản tài liệu lưu trữ. Hiện Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Lào Cai đang quản lý gần 18.700 mét tài liệu tại hai cơ sở.

Để bảo đảm an toàn cho tài liệu trong thời gian dài, trung tâm đã đầu tư, đưa vào sử dụng nhiều thiết bị chuyên dụng như hệ thống giá lưu trữ di động, điều hòa nhiệt độ, máy hút ẩm và thiết bị theo dõi nhiệt độ, độ ẩm trong kho. Các thông số môi trường được kiểm soát thường xuyên theo tiêu chuẩn lưu trữ, góp phần hạn chế tác động của thời tiết, nấm mốc, côn trùng và các yếu tố có nguy cơ làm hư hại tài liệu, bảo đảm điều kiện lưu giữ lâu dài nguồn tư liệu quý của tỉnh.

Hệ thống giá lưu trữ thông minh tại Trung tâm Dịch vụ tổng hợp Nội vụ tỉnh giúp theo dõi tình trạng kho, số lượng tài liệu và các thông số môi trường bảo quản.

Bên cạnh việc bảo quản tài liệu theo phương thức truyền thống, việc quản lý khối lượng lớn hồ sơ lưu trữ cũng đặt ra yêu cầu đẩy mạnh ứng dụng công nghệ nhằm nâng cao hiệu quả tra cứu, khai thác và phát huy giá trị tài liệu. Vì vậy, Trung tâm Dịch vụ tổng hợp Nội vụ tỉnh từng bước xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử, đáp ứng yêu cầu quản lý trong giai đoạn chuyển đổi số.

Có thể thấy, việc ứng dụng công nghệ số trong công tác lưu trữ đang mở ra hướng đi mới trong bảo quản và phát huy giá trị tài liệu. Qua đó, từng bước xây dựng hệ thống lưu trữ hiện đại, nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng và gìn giữ lâu dài nguồn tư liệu quý của tỉnh.

Lê Huyền Thương