Kho bạc Nhà nước chuẩn hóa quy trình thanh toán, chi trả cho cá nhân qua tài khoản

Quy trình quy định việc thanh toán, chi trả cho cá nhân qua tài khoản đối với các khoản chi cho cá nhân từ nguồn ngân sách nhà nước và một số nguồn thu hợp pháp khác theo phạm vi được quy định; đồng thời quy định cách thức trao đổi thông tin Danh sách thanh toán cho đối tượng thụ hưởng qua Cổng trao đổi dữ liệu giữa Kho bạc Nhà nước (KBNN) và ngân hàng thương mại. Đối tượng áp dụng gồm các đơn vị, cá nhân trong hệ thống KBNN có liên quan.

Kết nối dữ liệu xuyên suốt từ đơn vị giao dịch đến ngân hàng

Một điểm đáng chú ý của quy trình mới là dữ liệu Danh sách thanh toán cho đối tượng thụ hưởng được sử dụng xuyên suốt trong toàn bộ quá trình thanh toán, từ đơn vị giao dịch đến KBNN và ngân hàng thương mại.

Theo quy trình, việc thanh toán, chi trả được thực hiện từ tài khoản thanh toán của KBNN đến tài khoản của đối tượng thụ hưởng thông qua tài khoản thanh toán của đơn vị giao dịch mở tại ngân hàng thương mại theo quy định.

Kho bạc Nhà nước chuẩn hóa quy trình thanh toán, chi trả cho cá nhân qua tài khoản. Ảnh: Đức Thanh

Đơn vị giao dịch có trách nhiệm lập hồ sơ, chứng từ và Danh sách thanh toán cho đối tượng thụ hưởng theo mẫu quy định tại Nghị định số 347/2025/NĐ-CP quy định về thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực KBNN. Hồ sơ sau khi được kiểm tra, phê duyệt và ký số tại đơn vị giao dịch sẽ được gửi đến KBNN thông qua Hệ thống dịch vụ công.

Đối với chứng từ chuyển tiền được nhập trực tiếp trên Hệ thống dịch vụ công, hệ thống hỗ trợ tự động kiểm tra định dạng số tiền, đồng thời đối chiếu giữa số tiền chi tiết và tổng số tiền trên chứng từ.

KBNN ban hành quy trình mới không chỉ thay đổi về nghiệp vụ thanh toán, mà còn là bước chuẩn hóa cách thức kết nối dữ liệu - kiểm soát - truyền nhận - chi trả trên môi trường điện tử, hướng tới một quy trình thanh toán cho cá nhân thống nhất và an toàn hơn trong hệ thống KBNN.

Danh sách thanh toán cho đối tượng thụ hưởng có thể được nhập trực tiếp hoặc tải file theo cấu trúc do KBNN quy định. Hệ thống tự động kiểm tra định dạng số tiền, đối chiếu số tiền chi tiết với tổng số tiền trên danh sách, đồng thời kiểm tra tổng số tiền trên danh sách có khớp với tổng số tiền trên các chứng từ chuyển tiền hay không.

Sau khi được KBNN kiểm tra, xác nhận, Danh sách thanh toán cho đối tượng thụ hưởng được Hệ thống dịch vụ công tự động trả cho đơn vị giao dịch.

Ở bước tiếp theo, ngân hàng thương mại nhận lệnh thanh toán do KBNN gửi qua hệ thống thanh toán điện tử giữa KBNN và ngân hàng. Đồng thời, ngân hàng nhận dữ liệu Danh sách thanh toán cho đối tượng thụ hưởng thông qua Cổng trao đổi dữ liệu của KBNN.

Có hai phương thức để ngân hàng thương mại nhận dữ liệu: tải dữ liệu trên Cổng trao đổi dữ liệu hoặc kết nối với API của Cổng để nhận dữ liệu.

Sau khi nhận danh sách thành công và xác định tổng số tiền trên danh sách khớp đúng với tổng số tiền trên các lệnh thanh toán tương ứng do KBNN gửi, ngân hàng thương mại thực hiện chuyển tiền từ tài khoản thanh toán của đơn vị giao dịch đến tài khoản của từng cá nhân thụ hưởng theo danh sách.

Như vậy, thay vì dữ liệu chỉ được xử lý ở từng khâu riêng lẻ, Danh sách thanh toán cho đối tượng thụ hưởng được kết nối trong toàn bộ quy trình. Các bước kiểm tra, đối chiếu, truyền và nhận dữ liệu được thực hiện trên các hệ thống điện tử theo quy định thống nhất.

Tăng lớp bảo vệ, xử lý nhanh các khoản thanh toán bị hoàn trả

Cùng với việc chuẩn hóa quy trình kết nối, trao đổi dữ liệu, quy trình mới về thanh toán, chi trả cho cá nhân qua tài khoản và trao đổi thông tin Danh sách thanh toán cho đối tượng thụ hưởng qua Cổng trao đổi dữ liệu cũng đặt yêu cầu về bảo đảm an toàn, bảo mật và toàn vẹn dữ liệu trong quá trình truyền nhận.

Theo đó, dữ liệu Danh sách thanh toán cho đối tượng thụ hưởng khi truyền nhận qua API/Cổng trao đổi dữ liệu giữa KBNN và ngân hàng thương mại được mã hóa và ký số. Hệ thống bảo mật tự động nhằm bảo đảm dữ liệu không bị can thiệp, sửa đổi, trong đó có các thông tin quan trọng như số tài khoản và số tiền thanh toán.

Các giao dịch điện tử đối với khoản thanh toán, chi trả cho cá nhân từ đơn vị giao dịch đến KBNN và từ KBNN đến ngân hàng thương mại cũng phải được ký số theo quy định của Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn.

Quy trình mới đồng thời quy định cụ thể việc xử lý trong trường hợp ngân hàng thương mại phải chuyển trả toàn bộ hoặc một phần giao dịch.

Các nguyên nhân có thể dẫn tới việc chuyển trả gồm thông tin tài khoản của đơn vị giao dịch không khớp; số tiền hoặc định dạng dữ liệu không đúng cấu trúc quy định; tên ngân hàng, số tài khoản hoặc tên cá nhân thụ hưởng không chính xác; tài khoản của cá nhân đã đóng hoặc không còn hiệu lực và các trường hợp khác theo quy định.

Đối với trường hợp phải chuyển trả toàn bộ, ngân hàng thương mại phải thực hiện chuyển trả chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo kể từ khi phát sinh trường hợp phải chuyển trả. Đối với trường hợp chuyển trả một phần, thời hạn được thực hiện theo từng trường hợp cụ thể được quy định trong quy trình.

Khi nhận thông tin hoàn trả, KBNN có trách nhiệm kiểm tra nguyên nhân, phối hợp với đơn vị giao dịch và xử lý theo quy định. Trong vòng 1 ngày làm việc kể từ khi nhận được báo có của ngân hàng thương mại, KBNN nơi giao dịch phải thông báo cho đơn vị giao dịch.

Quy trình cũng phân định trách nhiệm của các đơn vị KBNN và các ban thuộc KBNN trong tổ chức thực hiện, từ vận hành hạ tầng kết nối, hướng dẫn hạch toán kế toán đến hướng dẫn quy trình, nguyên tắc kiểm tra và phối hợp với ngân hàng thương mại trong thanh toán, chi trả và trao đổi thông tin./.

Vân Hà