Hợp tác xã giải thể không xong vì mắc kẹt thuế

Thực tế cho thấy, phần lớn các sai sót về thuế không xuất phát từ việc cố tình vi phạm mà chủ yếu do tâm lý cho rằng HTX hoạt động quy mô nhỏ, doanh thu không lớn hoặc được hưởng nhiều chính sách ưu đãi nên chưa thật sự chú trọng đến công tác kế toán, kê khai và quản lý chứng từ.

Đến khi cơ quan chức năng kiểm tra hoặc khi HTX thực hiện thủ tục giải thể, chấm dứt hoạt động thì những tồn tại này mới bộc lộ rõ, dẫn đến nhiều vướng mắc kéo dài.

Thói quen xem nhẹ công tác thuế đã trở thành bẫy mà hàng loạt hợp tác xã vẫn đang bước vào.

Đừng xem nhẹ công tác thuế

Nhiều HTX thường tập trung gần như toàn bộ nguồn lực cho sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, mở rộng thành viên và tìm kiếm thị trường, đây là điều dễ hiểu. Tuy nhiên, nếu xem nhẹ công tác tài chính, kế toán và thuế thì những kết quả đạt được cũng có thể bị ảnh hưởng.

Một trong những vấn đề phổ biến là việc cập nhật thông tin đăng ký thuế chưa kịp thời. Có HTX thay đổi địa chỉ, thay đổi người đại diện hoặc thay đổi ngành nghề hoạt động nhưng chưa thực hiện đầy đủ các thủ tục thông báo với cơ quan quản lý. Ban đầu có thể chưa phát sinh khó khăn, nhưng về lâu dài sẽ ảnh hưởng đến việc thực hiện các giao dịch hành chính, tài chính và tín dụng…

Bên cạnh đó, việc kê khai thuế đúng thời hạn cũng là nội dung cần đặc biệt quan tâm. Dù hoạt động nhiều hay ít, phát sinh doanh thu lớn hay nhỏ thì HTX vẫn phải thực hiện các nghĩa vụ kê khai theo quy định. Thực tế có trường hợp HTX không phát sinh doanh thu nhưng vẫn quên thực hiện báo cáo hoặc tờ khai định kỳ, dẫn đến bị xử phạt hành chính không đáng có.

Một vấn đề khác mà nhiều HTX gặp phải là công tác quản lý hóa đơn, chứng từ. Trong điều kiện chuyển đổi số hiện nay, hóa đơn điện tử đã trở thành công cụ quản lý quan trọng. Tuy nhiên, vẫn còn tình trạng lập hóa đơn chưa đúng thời điểm, thiếu chứng từ đầu vào hoặc lưu trữ hồ sơ chưa đầy đủ. Khi quyết toán thuế, đây thường là nguyên nhân dẫn đến việc cơ quan chức năng yêu cầu giải trình hoặc điều chỉnh số liệu.

Thực tiễn cho thấy, việc xây dựng nền nếp kế toán ngay từ đầu sẽ giúp HTX tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí về sau. Một bộ hồ sơ đầy đủ, sổ sách rõ ràng không chỉ phục vụ công tác thuế mà còn giúp Hội đồng quản trị nắm chắc tình hình tài chính, đánh giá hiệu quả hoạt động và xây dựng kế hoạch phát triển phù hợp.

Nguyên tắc đơn giản nhất: xây dựng nền nếp kế toán bài bản ngay từ khi thành lập sẽ tiết kiệm cho hợp tác xã rất nhiều thời gian và chi phí về sau và quan trọng hơn, giúp Hội đồng quản trị nắm chắc tình hình tài chính để đưa ra quyết định đúng đắn.

Đừng để ưu đãi thuế hôm nay thành vướng mắc khi giải thể

Nhà nước hiện có nhiều chính sách hỗ trợ và ưu đãi dành cho HTX, đặc biệt là HTX hoạt động trong lĩnh vực nông nghiệp, nông thôn hoặc tại các địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn.

Tuy nhiên, trên thực tế lại tồn tại hai tình trạng trái ngược. Một số HTX đủ điều kiện nhưng chưa mạnh dạn tiếp cận các chính sách ưu đãi do ngại thủ tục hoặc chưa hiểu rõ quy định. Ngược lại, cũng có những trường hợp hiểu chưa đầy đủ về điều kiện hưởng ưu đãi, dẫn đến việc áp dụng chưa chính xác, tiềm ẩn nguy cơ bị truy thu hoặc xử lý khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.

Do đó, khi thực hiện các chính sách miễn, giảm hoặc ưu đãi thuế, HTX cần nghiên cứu kỹ quy định, thực hiện hạch toán rõ ràng và lưu giữ đầy đủ hồ sơ chứng minh điều kiện được hưởng ưu đãi. Đây vừa là quyền lợi chính đáng, vừa là cơ sở để tránh những phát sinh không cần thiết trong quá trình thanh tra, kiểm tra sau này.

Trong thực tế, không ít hợp tác xã chỉ bắt đầu rà soát hồ sơ thuế khi chuẩn bị giải thể hoặc chấm dứt hoạt động. Đến lúc này, nhiều tồn tại kéo dài qua nhiều năm mới dần được phát hiện: báo cáo chưa nộp đầy đủ, hồ sơ kế toán còn thiếu, hóa đơn chưa được xử lý dứt điểm hoặc vẫn còn các khoản nghĩa vụ tài chính chưa hoàn thành.

Có HTX từ khi thành lập đến khi muốn giải thể chưa đăng ký, kê khai nộp thuế, có HTX còn nợ tờ khai, có HTX chưa hoàn tất quyết toán thuế và cũng có HTX thất lạc chứng từ kế toán hoặc chưa xử lý dứt điểm hóa đơn điện tử.

Những tồn tại này khiến quá trình giải thể kéo dài hơn dự kiến, thậm chí có trường hợp mất nhiều tháng, thậm chí nhiều năm mới hoàn tất thủ tục.

Điều đáng nói là những vướng mắc này thường không xuất hiện trong một sớm một chiều mà đã tích tụ từ quá trình hoạt động trước đó. Khi HTX bước vào giai đoạn giải thể, mọi hồ sơ, sổ sách và nghĩa vụ thuế đều phải được rà soát, đối chiếu một cách đầy đủ. Chỉ cần một khâu chưa hoàn tất cũng có thể làm kéo dài thời gian giải thể, phát sinh thêm chi phí và công sức cho Hội đồng quản trị cũng như các thành viên.

Hậu quả thực tế:nhiều hợp tác xã đã ngừng hoạt động sản xuất, kinh doanh từ lâu nhưng thủ tục giải thể vẫn kéo dài nhiều tháng, thậm chí nhiều năm, chỉ vì còn tồn đọng nghĩa vụ thuế chưa giải quyết. Chỉ cần một khâu chưa hoàn tất cũng đủ để làm hồ sơ giải thể bị từ chối.

Lưu ý thường bị bỏ qua:ngay cả trong giai đoạn thanh lý tài sản, nhiều đơn vị nghĩ là việc nội bộ không phát sinh nghĩa vụ thuế. Thực tế việc bán tài sản, chuyển nhượng tài sản hay các khoản thu phát sinh trong thanh lý vẫn có thể phải kê khai và nộp thuế theo quy định.

Chủ động rà soát thuế để tránh rắc rối về sau

Thực tế cho thấy những HTX thực hiện tốt công tác thuế thường không phải là những đơn vị có quy mô lớn nhất, mà là những đơn vị duy trì được tính kỷ luật và sự minh bạch trong quản lý tài chính. Để hạn chế rủi ro và bảo đảm tuân thủ quy định pháp luật, các hợp tác xã cần duy trì một số công việc quan trọng một cách thường xuyên thay vì chỉ xử lý khi phát sinh vấn đề.

Trước hết, cần định kỳ rà soát nghĩa vụ thuế, đối chiếu các khoản phải nộp với cơ quan thuế để kịp thời phát hiện và xử lý những tồn tại, tránh để phát sinh nợ đọng kéo dài qua nhiều kỳ. Bên cạnh đó, việc kê khai thuế phải được thực hiện đúng thời hạn, kể cả trong trường hợp không phát sinh doanh thu, bởi đây là nghĩa vụ mang tính định kỳ và không phụ thuộc vào kết quả sản xuất, kinh doanh.

Công tác lưu trữ hồ sơ cũng cần được đặc biệt chú trọng. Hóa đơn điện tử, chứng từ kế toán, hồ sơ tài chính và các tài liệu chứng minh điều kiện hưởng ưu đãi thuế cần được sắp xếp khoa học, lưu giữ đầy đủ để phục vụ công tác quản lý nội bộ cũng như đáp ứng yêu cầu kiểm tra, thanh tra khi cần thiết. Đồng thời, mọi thay đổi liên quan đến địa chỉ trụ sở, người đại diện theo pháp luật, ngành nghề hoạt động hoặc các thông tin đăng ký khác của hợp tác xã cần được cập nhật và thông báo kịp thời cho cơ quan quản lý theo quy định.

Đối với những hợp tác xã còn hạn chế về nhân sự kế toán hoặc chưa nắm vững các quy định pháp luật về thuế, việc chủ động trao đổi với cơ quan thuế hoặc tìm kiếm sự hỗ trợ từ các đơn vị tư vấn chuyên môn là giải pháp cần thiết. Trên thực tế, chi phí dành cho việc phòng ngừa và xử lý sai sót từ sớm thường thấp hơn rất nhiều so với chi phí, thời gian và rủi ro phát sinh khi các vi phạm đã xảy ra.

Thuế không chỉ là nghĩa vụ mà còn là một phần trong công tác quản trị của HTX. Một HTX thực hiện tốt chế độ kế toán và nghĩa vụ thuế sẽ tạo được niềm tin với thành viên, đối tác, tổ chức tín dụng và cơ quan quản lý nhà nước.

Việc tuân thủ pháp luật thuế là trách nhiệm quan trọng của mỗi HTX trong suốt thời gian hoạt động, thực hiện tốt nghĩa vụ thuế không chỉ góp phần nâng cao tính minh bạch, hiệu quả quản trị mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho HTX tiếp cận các chính sách hỗ trợ của Nhà nước.

Đối với các HTX chấm dứt hoạt động, việc hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ thuế là điều kiện tiên quyết để quá trình giải thể diễn ra nhanh chóng, đúng quy định và hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý phát sinh. Điều quan trọng nhất là đừng đợi đến khi HTX gặp khó khăn hoặc chuẩn bị giải thể mới rà soát các vấn đề về thuế.

Lê Thanh Dân / Liên minh HTX TP. Hồ Chí Minh