Đăng ký mã số, mã vạch sản phẩm: Những vấn đề doanh nghiệp cần lưu ý

Luật sư Hà Thị Khuyên, Văn phòng Luật sư Nhân Chính (Đoàn Luật sư thành phố Hà Nội).

Doanh nhân & Công lý đã có cuộc trao đổi với Luật sư Hà Thị Khuyên, Văn phòng Luật sư Nhân Chính (Đoàn Luật sư thành phố Hà Nội) để làm rõ hơn vấn đề này.

Thưa Luật sư, trước hết xin Luật sư giải thích mã số, mã vạch là gì và có vai trò như thế nào trong việc nhận diện, quản lý hàng hóa? Có phải mã số, mã vạch chính là mã QR được sử dụng trên sản phẩm hàng hóa hay không?

Luật sư Hà Thị Khuyên: Trước hết cần phân biệt rõ mã số, mã vạch và mã QR để tránh hiểu không chính xác về bản chất pháp lý và kỹ thuật của các loại mã này.

Theo khoản 1 và khoản 2 Điều 3 Thông tư số 10/2020/TT-BKHCN, mã số là một dãy số hoặc chữ được sử dụng để định danh sản phẩm, dịch vụ, địa điểm, tổ chức, cá nhân; còn mã vạch là phương thức lưu trữ và truyền tải thông tin của mã số bằng nhiều dạng công nghệ khác nhau, trong đó có mã vạch tuyến tính một chiều, mã hai chiều như Data Matrix, QR Code, PDF417, RFID và các công nghệ nhận dạng khác.

Như vậy, QR Code là một dạng mã vạch hai chiều, chứ không phải toàn bộ mã số, mã vạch. Do đó, nói “đăng ký mã vạch QR code” hoặc “Giấy chứng nhận QR code” là cách gọi không chính xác về mặt pháp lý.

Đối với hệ thống GS1, doanh nghiệp thường được cấp quyền sử dụng tiền tố mã doanh nghiệp GS1, từ đó sử dụng để tạo các mã số định danh sản phẩm, phổ biến là GTIN. Mã số sau đó có thể được thể hiện bằng loại mã vạch phù hợp với nhu cầu sử dụng và tiêu chuẩn kỹ thuật.

Cũng cần lưu ý rằng mã số không phải là “dãy số bí mật”. Mã số có chức năng định danh duy nhất đối tượng theo hệ thống tiêu chuẩn; còn dữ liệu mô tả sản phẩm, doanh nghiệp, địa điểm… được liên kết, quản lý trong các cơ sở dữ liệu và hệ thống thông tin tương ứng.

Vậy mã số GTIN, mã doanh nghiệp GS1 và mã số địa điểm toàn cầu GLN có ý nghĩa như thế nào, thưa Luật sư?

Luật sư Hà Thị Khuyên: Theo Thông tư số 10/2020/TT-BKHCN, hệ thống GS1 có nhiều loại mã phục vụ những mục đích khác nhau. Trong đó, GTIN (Global Trade Item Number) là mã số thương phẩm toàn cầu dùng để định danh sản phẩm, hàng hóa; GLN (Global Location Number) là mã số địa điểm toàn cầu dùng để định danh tổ chức, địa điểm. Tiền tố mã quốc gia Việt Nam trong hệ thống GS1 là 893.

Điều quan trọng là doanh nghiệp không nên hiểu rằng cứ có một mã vạch là sản phẩm đương nhiên được xác nhận về chất lượng, nguồn gốc hoặc xuất xứ.

Mã số, mã vạch chủ yếu thực hiện chức năng nhận dạng. Việc xác định chất lượng sản phẩm, hàng hóa, nguồn gốc xuất xứ, an toàn thực phẩm, công bố sản phẩm, chứng nhận hợp quy, hợp chuẩn hoặc các điều kiện lưu thông khác vẫn phải tuân thủ pháp luật chuyên ngành tương ứng.

Do đó, người tiêu dùng cũng không nên mặc nhiên coi việc quét được mã vạch là bằng chứng duy nhất chứng minh hàng hóa chính hãng, có chất lượng hoặc có nguồn gốc xuất xứ hợp pháp.

Việc đăng ký sử dụng mã số, mã vạch đem lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Luật sư Hà Thị Khuyên: Việc sử dụng mã số, mã vạch mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, đặc biệt trong quản lý chuỗi cung ứng và phân phối hàng hóa.

Thứ nhất, mã số, mã vạch giúp chuẩn hóa việc định danh sản phẩm. Mỗi sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm theo tiêu chí nhất định có thể được gắn một mã định danh phù hợp, giúp doanh nghiệp hạn chế nhầm lẫn giữa các sản phẩm trong quá trình sản xuất, lưu kho và phân phối.

Thứ hai, mã số, mã vạch hỗ trợ quản lý hàng tồn kho, xuất nhập hàng hóa và thanh toán. Khi được tích hợp với phần mềm quản lý bán hàng, kho hàng hoặc hệ thống quản trị doanh nghiệp, việc quét mã giúp giảm đáng kể thao tác nhập liệu thủ công, qua đó nâng cao hiệu quả quản lý.

Thứ ba, mã số, mã vạch tạo thuận lợi cho phân phối hàng hóa qua các hệ thống bán lẻ và chuỗi cung ứng. Nhiều hệ thống siêu thị, nhà phân phối và đối tác thương mại yêu cầu sản phẩm phải có mã định danh theo chuẩn GS1 để tích hợp vào hệ thống quản lý của họ.

Tuy nhiên, cần nhấn mạnh rằng pháp luật không quy định mọi sản phẩm hàng hóa đều bắt buộc phải đăng ký mã số, mã vạch chỉ để được đưa vào siêu thị. Việc một hệ thống phân phối yêu cầu mã số, mã vạch có thể xuất phát từ yêu cầu quản lý, kỹ thuật hoặc điều kiện giao dịch của chính hệ thống đó.

Thứ tư, việc sử dụng mã số, mã vạch còn tạo điều kiện để doanh nghiệp kết nối dữ liệu với các hệ thống truy xuất nguồn gốc và quản trị chuỗi cung ứng. Đây là xu hướng ngày càng quan trọng trong thương mại hiện đại.

Phóng viên: Vậy hiện nay tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp muốn đăng ký sử dụng mã số, mã vạch phải chuẩn bị những giấy tờ gì?

Luật sư Hà Thị Khuyên: Đây là nội dung đã có sự thay đổi đáng kể so với quy định trước đây.

Theo quy định hiện hành, thủ tục cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch được thực hiện theo hướng điện tử. Thông tư số 58/2025/TT-BKHCN, có hiệu lực từ ngày 31/12/2025, đã sửa đổi Thông tư số 10/2020/TT-BKHCN theo hướng tổ chức, cá nhân đăng ký sử dụng mã số, mã vạch nộp hồ sơ trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia. 

Mã số, mã vạch là công cụ quan trọng trong việc định danh sản phẩm, hàng hóa, địa điểm và tổ chức, giúp doanh nghiệp thuận tiện trong quản lý, lưu thông, phân phối và kiểm kê hàng hóa. Ảnh minh họa.

Hồ sơ cấp mới về cơ bản gồm biểu mẫu điện tử kê khai thông tin đăng ký có chữ ký số, với nội dung theo Mẫu số 12 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 13/2022/NĐ-CP.

Bên cạnh đó, tổ chức, cá nhân có thể sử dụng tài khoản định danh điện tử VNeID đã được xác thực để thực hiện thủ tục. Cơ quan giải quyết có trách nhiệm khai thác thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu được phép sử dụng để thay thế một số giấy tờ trong hồ sơ. Trường hợp thông tin trên VNeID chưa được tích hợp, không khai thác được hoặc thông tin chưa đầy đủ, chính xác thì cơ quan có thẩm quyền có thể yêu cầu bổ sung tài liệu cần thiết, chẳng hạn Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, Quyết định thành lập, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc tài liệu có giá trị tương đương.

Như vậy, không nên tiếp tục sử dụng thông tin cũ cho rằng hồ sơ bắt buộc phải gồm ba loại đơn giấy, bảng đăng ký danh mục sản phẩm và bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh như trước đây. Thành phần hồ sơ hiện nay đã được đơn giản hóa và điện tử hóa.

Cơ quan nào có thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết thủ tục và thời hạn giải quyết hiện nay được quy định như thế nào?

Luật sư Hà Thị Khuyên: Đây là một điểm đặc biệt cần cập nhật khi bài viết được đăng ở thời điểm hiện nay.

Sau khi thực hiện việc sắp xếp, kiện toàn tổ chức quản lý nhà nước, tên cơ quan trong các quy định trước đây là “Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng” không còn phù hợp để sử dụng như cách gọi hiện hành đối với thủ tục này. Theo công bố thủ tục hành chính năm 2026, cơ quan thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch là Ủy ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia.

Về trình tự, có thể khái quát như sau:

Bước 1: Tổ chức, cá nhân thực hiện đăng ký trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, kê khai biểu mẫu điện tử và thực hiện xác thực, ký số theo yêu cầu.

Bước 2: Cơ quan có thẩm quyền kiểm tra thành phần và tính hợp lệ của hồ sơ.

Bước 3: Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan xử lý thông báo để tổ chức, cá nhân sửa đổi, bổ sung thông qua Cổng Dịch vụ công quốc gia. Tổ chức, cá nhân có thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày có thông báo để sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

Bước 4: Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và tổ chức, cá nhân đã thực hiện nghĩa vụ phí theo quy định, cơ quan xử lý cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch trong thời hạn 10 ngày làm việc. Thời hạn hiệu lực của Giấy chứng nhận không quá 03 năm kể từ ngày cấp.

Do đó, thông tin trước đây cho rằng doanh nghiệp được cấp “số doanh nghiệp trong 03 ngày” rồi “20 ngày sau được cấp giấy chứng nhận”, hoặc phải chờ 01-02 tháng để nhận “Giấy chứng nhận QR code”, là không còn phù hợp với quy định hiện hành.

Sau khi được cấp quyền sử dụng mã số, mã vạch, doanh nghiệp có phải đăng ký từng mã sản phẩm với cơ quan nhà nước hay không?

Luật sư Hà Thị Khuyên: Cần phân biệt giữa quyền sử dụng mã số, mã vạch và việc doanh nghiệp phân định mã cho từng sản phẩm.

Sau khi được cấp tiền tố mã doanh nghiệp GS1, doanh nghiệp sử dụng hệ thống mã theo đúng quy tắc, tiêu chuẩn GS1 để phân định sản phẩm, hàng hóa của mình. Doanh nghiệp phải bảo đảm việc gán mã cho sản phẩm chính xác, không trùng lặp và phù hợp với quy định.

Đối với sản phẩm, doanh nghiệp cần xác định đúng mã GTIN và lựa chọn hình thức thể hiện mã vạch phù hợp để in trên bao bì, nhãn hàng hóa hoặc sử dụng trong hệ thống điện tử.

Việc sử dụng mã phải bảo đảm không làm sai lệch thông tin đã đăng ký và phải tuân thủ các quy định về sử dụng mã số, mã vạch. Thông tư số 10/2020/TT-BKHCN cũng quy định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng mã số, mã vạch.

Đặc biệt, doanh nghiệp không được tự ý sử dụng mã số, mã vạch của tổ chức, doanh nghiệp khác hoặc cung cấp thông tin sai lệch về chủ thể sử dụng mã. Đây là vấn đề có ý nghĩa pháp lý quan trọng, nhất là đối với các sản phẩm lưu thông rộng rãi trên thị trường.

Doanh nghiệp có phải đóng phí khi đăng ký và duy trì sử dụng mã số, mã vạch không?

Luật sư Hà Thị Khuyên: Có. Phí cấp và duy trì sử dụng mã số, mã vạch được quy định tại Thông tư số 232/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính, hiện vẫn còn hiệu lực.

Theo biểu mức thu hiện hành, phí cấp và hướng dẫn sử dụng mã số, mã vạch đối với mã doanh nghiệp GS1 là 1.000.000 đồng/mã; đối với mã địa điểm toàn cầu GLN là 300.000 đồng/mã; đối với mã số thương phẩm toàn cầu 8 chữ số EAN-8 (GTIN-8) là 300.000 đồng/mã.

Ngoài phí cấp còn có phí duy trì sử dụng mã số, mã vạch hằng năm với mức tương ứng theo từng loại mã. Chẳng hạn, mức phí duy trì đối với mã doanh nghiệp GS1 loại 10 số là 500.000 đồng/năm; các loại mã doanh nghiệp GS1 có số lượng vật phẩm được sử dụng khác nhau thì mức phí duy trì cũng khác nhau.

Do đó, doanh nghiệp sau khi được cấp quyền sử dụng mã số, mã vạch cần lưu ý thực hiện đầy đủ nghĩa vụ phí duy trì để bảo đảm quyền sử dụng mã theo quy định.

Luật sư có khuyến nghị gì đối với doanh nghiệp khi đăng ký và sử dụng mã số, mã vạch?

Luật sư Hà Thị Khuyên: Theo tôi, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề.

Một là, phải xác định đúng nhu cầu sử dụng. Nếu doanh nghiệp chỉ cần định danh sản phẩm để phục vụ bán lẻ, quản lý kho hoặc phân phối thì cần lựa chọn loại mã phù hợp; không nên hiểu mọi trường hợp đều phải sử dụng QR Code.

Hai là, không nên nhầm lẫn mã số, mã vạch với truy xuất nguồn gốc. Mã vạch có thể là một thành phần hoặc phương tiện để kết nối, tra cứu dữ liệu, nhưng bản thân việc có mã vạch không đồng nghĩa với việc sản phẩm đã được chứng nhận về nguồn gốc, chất lượng hoặc an toàn.

Ba là, doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ danh mục sản phẩm và việc cấp mã GTIN, đặc biệt khi thay đổi các đặc tính có ý nghĩa đối với việc định danh sản phẩm như tên thương mại, quy cách, kích thước, khối lượng, mẫu mã hoặc các yếu tố khác theo quy tắc GS1 áp dụng.

Bốn là, cần kiểm tra kỹ thông tin kê khai khi thực hiện thủ tục trực tuyến, nhất là thông tin về tên tổ chức, mã số doanh nghiệp, địa chỉ, người đại diện và thông tin sản phẩm. Việc sử dụng VNeID và cơ sở dữ liệu dùng chung hiện nay giúp giảm giấy tờ nhưng doanh nghiệp vẫn phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin cung cấp.

Năm là, doanh nghiệp cần duy trì phí đúng hạn và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ quản lý, sử dụng mã số, mã vạch. Trường hợp sử dụng mã sai quy định, sử dụng mã của chủ thể khác hoặc cung cấp thông tin không trung thực, doanh nghiệp có thể phải chịu các biện pháp xử lý theo quy định pháp luật.

Tóm lại, mã số, mã vạch là một công cụ quan trọng để chuẩn hóa việc định danh và quản lý sản phẩm, hàng hóa trong nền kinh tế hiện đại. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần tiếp cận đúng bản chất của mã số, mã vạch, thực hiện đúng thủ tục cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch và đặc biệt phải cập nhật các quy định mới về thủ tục trực tuyến, định danh điện tử, cơ quan giải quyết và thời hạn giải quyết.

Trong bối cảnh thủ tục hành chính đã được đơn giản hóa, doanh nghiệp có thể chủ động thực hiện thủ tục trên môi trường điện tử thay vì sử dụng các bộ hồ sơ giấy và trình tự theo quy định cũ. Việc tuân thủ đúng quy định ngay từ khâu đăng ký và quản lý mã sẽ giúp doanh nghiệp vừa tiết kiệm thời gian, chi phí, vừa hạn chế rủi ro pháp lý trong quá trình sản xuất, kinh doanh và đưa sản phẩm vào hệ thống phân phối.

Anh Đức