Chuyển giao thẩm quyền chứng thực: Đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính lĩnh vực tư pháp

Ngày 2-3, UBND tỉnh có Quyết định số 15 về chuyển giao thẩm quyền chứng thực từ chủ tịch UBND cấp xã sang tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh. Đây là bước chuyển quan trọng trong cải cách thủ tục hành chính lĩnh vực tư pháp, góp phần chuyên nghiệp hóa hoạt động công chứng, chứng thực, bảo đảm an toàn pháp lý cho các bên tham gia giao dịch và giảm tải công việc cho cấp xã.

17 xã, phường được chuyển giao thẩm quyền chứng thực

Theo Quyết định số 15, từ ngày 2-3, chủ tịch UBND cấp xã tại các địa bàn cấp xã có ít nhất 1 tổ chức hành nghề công chứng được thành lập từ 2 năm trở lên và đang hoạt động ổn định, hiệu quả được chuyển giao thẩm quyền chứng thực giao dịch cho tổ chức hành nghề công chứng; chủ tịch UBND cấp xã tại các địa bàn cấp xã có từ 2 tổ chức hành nghề công chứng trở lên đang hoạt động ổn định, hiệu quả được chuyển giao thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký.

Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Nam Nha Trang đã giảm lượng người tới giao dịch do không còn tiếp nhận trực tiếp hồ sơ chứng thực theo Quyết định số 15.

Các việc chứng thực giao dịch được chuyển giao gồm: Giao dịch liên quan động sản; liên quan đến quyền sử dụng đất; nhà ở; di chúc; văn bản từ chối nhận di sản; văn bản phân chia di sản (động sản, quyền sử dụng đất, nhà ở). Trên địa bàn tỉnh có 17 xã, phường đáp ứng điều kiện chuyển giao này gồm: Bắc Nha Trang, Nha Trang, Tây Nha Trang, Nam Nha Trang, Bắc Cam Ranh, Cam Ranh, Ninh Hòa, Bảo An, Phan Rang, Ninh Chử, Cam Lâm, Vạn Ninh, Diên Lạc, Ninh Sơn, Phước Dinh, Thuận Nam, Diên Khánh.

Các việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký được chuyển giao gồm: Bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam, của nước ngoài hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với nước ngoài cấp hoặc chứng nhận; chữ ký trong giấy tờ, văn bản; chữ ký người dịch trong giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt và ngược lại. Toàn tỉnh có 8 xã, phường đáp ứng điều kiện chuyển giao này gồm: Nha Trang, Tây Nha Trang, Nam Nha Trang, Cam Ranh, Ninh Hòa, Phan Rang, Cam Lâm, Diên Khánh.

Hồ sơ yêu cầu chứng thực đã được UBND cấp xã thuộc địa bàn chuyển giao tiếp nhận trước ngày 2-3 tiếp tục được giải quyết. Giao dịch đã được cấp xã chứng thực trước ngày 2-3 thì việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ, sửa lỗi sai sót trong giao dịch đó được thực hiện tại nơi đã chứng thực. Thủ tục tiếp nhận, giải quyết hồ sơ yêu cầu công chứng, chứng thực, thời hạn giải quyết, mức thu phí theo quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực.

Phù hợp quy định của pháp luật, đáp ứng yêu cầu thực tiễn

Tất cả xã, phường, đặc khu vẫn chứng thực bản sao điện tử.

Theo thống kê của Sở Tư pháp, về lĩnh vực chứng thực, năm 2025, UBND cấp xã tiếp nhận, giải quyết hơn 860.000 việc; trong đó chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký chiếm hơn 845.000 việc. Điều này tạo áp lực rất lớn cho cấp xã do 2 thủ tục này phải giải quyết trong ngày hoặc sang ngày tiếp theo nếu tiếp nhận sau 15 giờ. Đối với chứng thực giao dịch, theo quy định của pháp luật, công chứng viên chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của giao dịch và chịu trách nhiệm về nội dung công chứng; còn người chứng thực chỉ chịu trách nhiệm về thời gian, địa điểm giao kết, năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký, điểm chỉ của các bên tham gia, không chịu trách nhiệm về nội dung giao dịch, trừ trường hợp biết rõ giao dịch trái pháp luật, vì vậy, dễ phát sinh hậu quả pháp lý phức tạp, rủi ro cao.

Công chứng viên Đặng Văn Thắng (Văn phòng công chứng Kim Ngân, phường Nha Trang) cho biết, theo quy định của pháp luật, công dân có quyền yêu cầu công chứng giao dịch, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký… tại bất cứ tổ chức hành nghề công chứng nào trên địa bàn tỉnh. Từ trước đến nay, văn phòng vẫn công chứng, chứng thực các loại việc trên. Sau khi có Quyết định số 15, văn phòng luôn có đủ công chứng viên để thực hiện các nhu cầu công chứng, chứng thực; hoạt động này vẫn diễn ra bình thường, không áp lực.

Toàn tỉnh có 35 tổ chức hành nghề công chứng tại 18 xã, phường, trong đó có 34 tổ chức hoạt động ổn định từ 2 năm trở lên, 1 tổ chức hoạt động từ tháng 7-2024. Trừ 17 xã, phường đáp ứng điều kiện chuyển giao thẩm quyền, các xã, phường, đặc khu còn lại vẫn chứng thực theo quy định. Cá nhân, tổ chức có quyền yêu cầu công chứng, chứng thực tại tổ chức hành nghề công chứng bất kỳ, không phụ thuộc nơi cư trú. Việc chứng thực bản sao điện tử tại tất cả xã, phường, đặc khu vẫn thực hiện theo quy định.

Ông Bùi Tiến Toàn - Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Nam Nha Trang cho biết, ngay sau khi có Quyết định số 15, ngày 3-3, trung tâm đã thông báo dừng tiếp nhận hồ sơ chứng thực trực tiếp; đồng thời hướng dẫn công dân đi công chứng, chứng thực tại các tổ chức hành nghề công chứng. Sau khoảng 2 tuần chuyển giao thẩm quyền chứng thực, tổng số hồ sơ tiếp nhận của phường có xu hướng giảm; việc chứng thực bản sao điện tử vẫn thực hiện theo quy định.

Theo ông Trần Văn Hiếu - Giám đốc Sở Tư pháp, việc UBND tỉnh ban hành Quyết định số 15 là rất cần thiết, đúng quy định của pháp luật, phù hợp với chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng, bảo đảm an toàn pháp lý cho các bên tham gia giao dịch, phòng ngừa tranh chấp, góp phần bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức, ổn định và phát triển kinh tế - xã hội; đồng thời giúp giảm tải đáng kể cho cấp xã để tập trung quản lý nhà nước tại địa phương, rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ, giảm chi phí đi lại cho người dân, doanh nghiệp. Phí công chứng, chứng thực tại các tổ chức hành nghề công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật.

NGUYỄN VŨ