Cắt giảm thủ tục hành chính: Chìa khóa tăng hiệu quả chuyển đổi số

Phóng viên Báo Tin tức và Dân tộc đã có cuộc trao đổi với ông Mạc Quốc Anh, Phó Chủ tịch, Tổng Thư ký Hiệp hội Doanh nghiệp nhỏ và vừa Thành phố Hà Nội (Hanoisme) về nội dung này.

Thưa ông, chuyển đổi số đang tác động như thế nào đến doanh nghiệp nhỏ và vừa?

Thực hiện Đề án 06 của Chính phủ thời gian qua cho thấy, chuyển đổi số đã hỗ trợ tích cực cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Cả nước hiện có khoảng 1,1 triệu doanh nghiệp. Việc đẩy mạnh chuyển đổi số giúp nâng cao năng lực cạnh tranh của cộng đồng doanh nghiệp, đặc biệt trong lĩnh vực sản xuất, thương mại và dịch vụ. Trước đây, doanh nghiệp chủ yếu phân phối hàng hóa qua các kênh truyền thống như siêu thị, chợ bán lẻ hay trung tâm thương mại. Khi ứng dụng chuyển đổi số, doanh nghiệp có thể đưa sản phẩm lên các sàn thương mại điện tử, nền tảng số để tiếp cận khách hàng đa dạng hơn, ở nhiều độ tuổi và khu vực khác nhau.

Ông Mạc Quốc Anh, Phó Chủ tịch Hiệp hội doanh nghiệp nhỏ và vừa Hà Nội.

Bên cạnh đó, chuyển đổi số tạo thuận lợi trong thanh toán không dùng tiền mặt. Người tiêu dùng có thể thực hiện giao dịch ngay tại nhà, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao trải nghiệm mua sắm.

Một lợi ích khác là giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí logistics. Ví dụ, một xe hàng vận chuyển từ Hà Nội vào Thành phố Hồ Chí Minh nếu chiều về bị chạy rỗng sẽ rất lãng phí. Khi thông tin về hành trình được đưa lên các nền tảng số, doanh nghiệp khác có nhu cầu vận chuyển hàng hóa theo chiều ngược lại có thể kết nối ngay, từ đó tối ưu chi phí và tăng hiệu quả khai thác phương tiện.

Chuyển đổi số cũng góp phần nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp, đặc biệt trong quản trị nhân sự như chấm công, đánh giá KPI, theo dõi hiệu suất làm việc của cán bộ, nhân viên.

Ngoài ra, việc ứng dụng công nghệ số giúp doanh nghiệp giám sát tốt hơn quá trình sản xuất trong các ngành công nghiệp như dệt may, da giày..., từ đó nâng cao năng suất. Khi đầu tư vào máy móc, thiết bị hiện đại kết hợp công nghệ số, doanh nghiệp có thể theo dõi hiệu quả vận hành, năng suất từng công đoạn và tiết kiệm đáng kể chi phí sản xuất. Trước đây, để làm ra một sản phẩm cần tới 8 lao động, nhưng sau khi ứng dụng công nghệ chỉ cần khoảng 3 người, năng suất vẫn tăng lên, giúp doanh nghiệp nâng cao sức cạnh tranh.

Theo ông, đâu là những trở ngại lớn nhất khiến doanh nghiệp nhỏ và vừa còn e ngại chuyển đổi số?

Khó khăn đầu tiên là chi phí đầu tư. Việc chuyển đổi từ phương thức quản lý truyền thống sang mô hình số, ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và công nghệ hiện đại đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư khá lớn. Theo tìm hiểu của chúng tôi, chi phí chuyển đổi số hiện có thể tăng khoảng 20 - 30%, tạo áp lực không nhỏ đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Trung tâm Dịch vụ hành chính công Hà Nội có chương trình ký kết hợp tác với Hiệp hội Doanh nghiệp nhỏ và vừa Hà Nội về cắt giảm thủ tục hành chính trực tuyến.

Để chuyển đổi số thành công, doanh nghiệp phải đầu tư đồng bộ cả phần cứng và phần mềm. Quan trọng hơn, các hệ thống này phải có khả năng kết nối với hạ tầng số quốc gia cũng như liên thông với các cơ quan như thuế, hải quan, logistics, ngân hàng... Nếu không tích hợp được dễ xảy ra tình trạng gián đoạn hoạt động.

Một thách thức khác là nguồn nhân lực và tư duy của người đứng đầu doanh nghiệp. Lãnh đạo chính là người quyết định định hướng phát triển. Nếu không có quyết tâm và tư duy đổi mới mạnh mẽ thì doanh nghiệp sẽ rất dễ mất lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Theo ông, doanh nghiệp nhỏ và vừa cần làm gì để không bị tụt lại phía sau?

Theo tôi, trước hết các doanh nghiệp nhỏ và vừa cần tăng cường liên kết, hợp tác để sử dụng chung các nền tảng số, qua đó tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu.

Doanh nghiệp cần tận dụng hiệu quả các cơ chế, chính sách hỗ trợ của Nhà nước, đặc biệt là tinh thần của Nghị quyết số 57-NQ/TW về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia. Đây là nguồn lực rất quan trọng mà doanh nghiệp cần chủ động tiếp cận.

Doanh nghiệp và người dân đến làm thủ tục hành chính tại Trung tâm Dịch vụ hành chính công Hà Nội.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên đầu tư có trọng điểm và theo kế hoạch trung hạn. Công nghệ số thay đổi rất nhanh, có những công nghệ chỉ sau 3 - 6 tháng đã được nâng cấp hoặc thay thế. Nếu đầu tư dàn trải hoặc thiếu tính toán sẽ rất khó theo kịp xu hướng.

Điều quan trọng nữa là doanh nghiệp nhỏ và vừa cần tăng cường hợp tác với các doanh nghiệp lớn, các doanh nghiệp đầu đàn để học hỏi kinh nghiệm về lựa chọn công nghệ, cách triển khai cũng như những bài học thành công và thất bại. Đây sẽ là nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.

Trong việc cắt giảm thủ tục hành chính khi thực hiện trực tuyến theo chương trình ký kết với Trung tâm Dịch vụ hành chính công Hà Nội mới đây, cộng đồng doanh nghiệp nhỏ và vừa mong muốn điều gì nhất, thưa ông?

Điều đầu tiên doanh nghiệp mong muốn là nâng cao chất lượng giải quyết thủ tục hành chính, đặc biệt là bảo đảm đúng thời gian cam kết. Nếu cơ quan quản lý đã công bố thời hạn xử lý là một ngày thì cần hoàn thành đúng một ngày. Điều này giúp doanh nghiệp chủ động kế hoạch sản xuất, kinh doanh, làm việc với nhà đầu tư và triển khai các hoạt động truyền thông, huy động vốn.

Tiếp đó cần thực hiện đúng tinh thần "một cửa". Doanh nghiệp chỉ làm việc với một đầu mối duy nhất, tránh tình trạng bên ngoài là một cửa nhưng bên trong vẫn phải đi qua nhiều khâu, nhiều cơ quan khác nhau.

Đồng thời, tiếp tục cắt giảm chi phí tuân thủ. Nếu chi phí thực hiện thủ tục hành chính quá cao sẽ làm giảm động lực đầu tư và ảnh hưởng đến niềm tin của doanh nghiệp.

Cuối cùng, chúng tôi đề xuất xây dựng môi trường quản lý minh bạch trên nền tảng dữ liệu số. Khi cơ quan nhà nước đã có thông tin của doanh nghiệp như giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, căn cước công dân hoặc các hồ sơ đã nộp trước đó thì không nên yêu cầu doanh nghiệp nộp lại. Chỉ nên yêu cầu bổ sung những tài liệu mà cơ quan quản lý chưa có.

Nếu thực hiện được điều này sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian, chi phí và nguồn lực cho cả doanh nghiệp lẫn cơ quan quản lý.

Xin trân trọng cảm ơn ông!

XC/Báo Tin tức và Dân tộc