Biên bản phiên họp không nên thay thế diễn biến tố tụng

Tuy nhiên, thực tiễn giải quyết các vụ án tranh chấp phức tạp, đặc biệt trong lĩnh vực xây dựng, tín dụng hoặc hợp tác kinh doanh, đang đặt ra một vấn đề cần được nhìn nhận.

Trong khi hồ sơ vụ án có thể lên tới hàng chục nghìn bút lục, phiên họp thường chỉ diễn ra trong thời gian ngắn, nhưng Biên bản vẫn ghi nhận các bên đã tiếp cận và công khai đầy đủ toàn bộ chứng cứ. Điều này đặt ra yêu cầu phải bảo đảm sự thống nhất giữa nội dung ghi nhận trong Biên bản và diễn biến thực tế của phiên họp.

Bài viết này không nhằm phủ nhận những khó khăn của Tòa án trước áp lực giải quyết án ngày càng lớn, mà mong muốn góp thêm góc nhìn để Biên bản phiên họp thực sự phản ánh khách quan diễn biến tố tụng, qua đó bảo đảm tốt hơn quyền tranh tụng của các đương sự.

Biên bản phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ là căn cứ quan trọng phản ánh quá trình thực hiện quyền tranh tụng của các đương sự (Ảnh minh họa).

Không nên coi phiên họp chỉ là thủ tục “điểm danh chứng cứ”

Theo Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015, phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ và hòa giải không đơn thuần là thủ tục kiểm đếm tài liệu trong hồ sơ. Quan trọng hơn, đây là giai đoạn để các đương sự tiếp cận hệ thống chứng cứ của nhau, bày tỏ quan điểm về tính hợp pháp, tính xác thực, giá trị chứng minh của từng tài liệu và đề nghị loại trừ những chứng cứ không đáp ứng yêu cầu của pháp luật.

Nói cách khác, phiên họp này đặt nền tảng cho quyền tranh tụng thực chất. Tranh tụng không chỉ bắt đầu khi Hội đồng xét xử khai mạc phiên tòa mà được hình thành ngay từ khi các bên tiếp cận và nhận diện hệ thống chứng cứ của nhau. Vì vậy, nếu Biên bản phiên họp chỉ phản ánh thủ tục một cách hình thức thì hiệu quả tranh tụng tại phiên tòa khó có thể được bảo đảm.

Thực tiễn giải quyết các vụ án tranh chấp phức tạp cho thấy hệ thống chứng cứ thường có quy mô lớn và đan xen nhiều loại tài liệu, từ nhật ký thi công, hồ sơ hoàn công, kết luận giám định đến bảng tính lãi, lịch sử giải ngân và dữ liệu giao dịch. Giá trị chứng minh của các tài liệu này không chỉ phụ thuộc vào số lượng mà còn đòi hỏi phải được xem xét, đối chiếu trong mối liên hệ tổng thể.

Trong bối cảnh đó, việc Biên bản phiên họp ghi nhận các bên đã tiếp cận đầy đủ toàn bộ chứng cứ sau một thời gian làm việc ngắn đặt ra yêu cầu phải xem xét lại tính thực chất của thủ tục. Hồ sơ càng phức tạp thì việc công khai, tiếp cận chứng cứ càng cần được bảo đảm bằng thời gian và quy trình tương xứng, thay vì chỉ hoàn thành về mặt hình thức.

Khi ngôn ngữ làm thay đổi trạng thái pháp lý của chứng cứ

Trong tố tụng dân sự, ngôn ngữ của Biên bản không chỉ phản ánh diễn biến phiên họp mà còn xác lập trạng thái pháp lý của chứng cứ. Vì vậy, các cách ghi nhận như “đã nhận tài liệu”, “đã tiếp cận tài liệu”, “đã nghiên cứu tài liệu” hay “không có ý kiến” không thể được sử dụng thay thế cho nhau.

Việc đương sự xác nhận đã nhận hoặc tiếp cận tài liệu không đồng nghĩa với việc đã nghiên cứu, thừa nhận giá trị chứng minh của tài liệu đó; tương tự, việc chưa phát biểu ý kiến cũng không thể mặc nhiên được hiểu là từ bỏ quyền phản bác. Nếu Biên bản không phân định rõ các trạng thái này, quyền tranh tụng của đương sự có thể bị ảnh hưởng, bởi đây là căn cứ quan trọng để các chủ thể tiến hành tố tụng đánh giá tính hợp pháp của quá trình công khai chứng cứ.

Thực tiễn tranh tụng cho thấy Biên bản phiên họp đôi khi ghi nhận ý kiến của một bên đầy đủ hơn bên còn lại. Hiện tượng này không nhất thiết xuất phát từ sự thiếu khách quan của người tiến hành tố tụng, mà có thể là hệ quả của quy trình lập Biên bản.

Khi một bên chuẩn bị sẵn bản trình bày bằng văn bản, còn bên kia trình bày trực tiếp tại phiên họp, việc sao chép nguyên văn ý kiến của một bên nhưng chỉ tóm lược ý kiến của bên còn lại dễ tạo ra sự mất cân bằng về thông tin trong hồ sơ vụ án. Vì vậy, vấn đề cần đặt ra là hoàn thiện quy trình và kỹ thuật lập Biên bản để bảo đảm ý kiến của các bên được ghi nhận đầy đủ, khách quan và tương xứng.

Hoàn thiện quy trình để bảo đảm quyền tranh tụng

Biên bản phiên họp là tài liệu chính thức phản ánh diễn biến của thủ tục công khai chứng cứ. Những người nghiên cứu hồ sơ ở các giai đoạn sau, kể cả cơ quan xét xử hoặc kiểm sát, chủ yếu đánh giá tính hợp pháp của thủ tục này thông qua nội dung được ghi nhận trong Biên bản.

Chính vì vậy, nếu Biên bản không phản ánh đầy đủ diễn biến thực tế hoặc sử dụng các cách ghi nhận chưa chính xác về trạng thái pháp lý của chứng cứ, những nội dung đó rất dễ trở thành căn cứ mặc nhiên cho các nhận định tố tụng tiếp theo. Khi đó, việc chứng minh rằng, diễn biến thực tế khác với nội dung Biên bản sẽ trở nên rất khó khăn đối với đương sự.

Một nền tư pháp công bằng không chỉ đòi hỏi chứng cứ được thu thập hợp pháp, mà còn đòi hỏi toàn bộ quá trình tiếp cận, công khai và đánh giá chứng cứ phải được ghi nhận trung thực trong hồ sơ vụ án.

Những bất cập nêu trên chủ yếu xuất phát từ yêu cầu giải quyết số lượng lớn vụ án trong điều kiện nguồn lực còn hạn chế, hơn là từ yếu tố chủ quan của người tiến hành tố tụng. Vì vậy, việc hoàn thiện quy trình lập Biên bản cần được đặt ra theo hướng bảo đảm tốt hơn quyền tranh tụng của các đương sự.

Thứ nhất, cần hướng dẫn thống nhất việc ghi nhận các trạng thái pháp lý của chứng cứ trong Biên bản, phân biệt rõ giữa việc đương sự đã nhận, đã tiếp cận, đã nghiên cứu và đã có ý kiến đối với tài liệu.

Thứ hai, đối với những vụ án có khối lượng hồ sơ đặc biệt lớn, cần cho phép Thẩm phán linh hoạt tổ chức nhiều phiên họp, hoặc nhiều buổi làm việc để việc công khai chứng cứ được thực hiện thực chất.

Thứ ba, cần dành thời gian hợp lý để các bên rà soát dự thảo Biên bản trước khi ký, đồng thời bảo đảm quyền yêu cầu sửa đổi, bổ sung hoặc ghi nhận ý kiến bảo lưu nếu nội dung Biên bản chưa phản ánh đầy đủ diễn biến phiên họp.

Thứ tư, nghiên cứu áp dụng cơ chế ghi âm, ghi hình đối với các phiên họp trong vụ án phức tạp nhằm tăng khả năng kiểm chứng, đồng thời bảo vệ cả đương sự và người tiến hành tố tụng khi phát sinh khiếu nại.

Thứ năm, hoàn thiện mẫu Biên bản theo hướng ghi nhận diễn biến tranh tụng thay vì chỉ ghi nhận kết quả của thủ tục, qua đó phản ánh đầy đủ quá trình đối thoại, phản bác và giải trình của các bên.

Biên bản phiên họp không chỉ là tài liệu lưu trong hồ sơ vụ án mà còn là căn cứ để đánh giá tính hợp pháp của quá trình công khai chứng cứ và việc bảo đảm quyền tranh tụng. Vì vậy, cải cách tư pháp không chỉ bắt đầu từ việc sửa đổi các quy định của pháp luật, mà còn từ việc hoàn thiện những thủ tục tưởng chừng rất nhỏ trong hoạt động tố tụng.

Khi mỗi diễn biến của phiên họp được ghi nhận đầy đủ, khách quan và có thể kiểm chứng, Biên bản sẽ phản ánh đúng thực tế tố tụng thay vì thay thế thực tế tố tụng. Đó không chỉ là yêu cầu về kỹ thuật lập văn bản mà còn là một trong những điều kiện quan trọng để củng cố niềm tin của xã hội vào tính công bằng của hoạt động xét xử.

Luật sư Phan Khắc Nghiêm - Công ty Luật TNHH NPK Quốc tế